Neispravan POS uređaj može onemogućiti vaše poslovanje, frustrirati kupce i smanjiti prodaju. Srećom, brojni se uobičajeni problemi mogu brzo riješiti jednostavnim otklanjanjem problema.

Ovaj sveobuhvatni vodič pruža praktična rješenja za česte probleme s terminalima za plaćanje, od nemogućnosti povezivanja do neuspješnih očitavanja kartice, čime se osiguravaju pouzdana obrada plaćanja i brzo ponovno usluživanje kupaca.

Kratko objašnjenje POS uređaja

U svojoj je srži POS uređaj, poznat i kao „terminal za plaćanje” ili „POS terminal”, uređaj koji očitava podatke o platnoj kartici kupca i komunicira s bankom radi obrade transakcije. Predstavlja ključnu sponu koja vam omogućuje sigurno prihvaćanje plaćanja kreditnim i debitnim karticama.

Ovi su uređaji ostvarili golem napredak u usporedbi sa starim imprinterima za kartice. Moderni uređaji sofisticirani su strojevi za plaćanje sposobni za obradu različitih načina plaćanja, uključujući sljedeće:

• Čip i PIN (EMV): kupac umeće karticu u uređaj i unosi svoj PIN. Ovo je iznimno sigurna metoda koja šifrira podatke o transakciji.

• Beskontaktno (NFC): kupci mogu jednostavno prisloniti svoju karticu, pametni telefon ili pametni sat na terminal za plaćanje. To je idealan način za provedbu brzih transakcija male vrijednosti.

• Magnetska traka: tradicionalna metoda provlačenja kartice, koja se i dalje upotrebljava kao rezervni način rada.

Uobičajeni problemi s POS uređajima

Ovdje su navedene najčešće pogreške terminala za plaćanje na koje naši klijenti nailaze.

1. Problemi s vezom

Ovo je možda najčešći od svih problema u vezi s POS uređajima. Problem s vezom nastaje kada vaš terminal ne može komunicirati s poslužiteljima pružatelja obrade plaćanja u svrhu autorizacije transakcije. Možda će vam se izdati poruke o pogrešci, kao što je „Pogreška veze”, „Poslužitelj ne reagira” ili „Isteklo je vrijeme transakcije”.

Obrada transakcija može trajati neuobičajeno dugo ili čak općenito biti onemogućena. Ovi problemi često su povezani s vašom internetskom vezom, bez obzira na to upotrebljavate li Wi-Fi vezu, Ethernet kabel ili mobilnu podatkovnu mrežu (4G/5G).

2. Pogreške pri očitavanju kartice

Do pogrešaka pri očitavanju kartice dolazi kada POS uređaj ne može preuzeti podatke s kartice kupca. To može biti iznimno frustrirajuće iskustvo kako za vas tako i za vašeg kupca. Možda ćete vidjeti poruke poput „Pogreška pri očitavanju kartice” ili „Nevažeća kartica” ili uređaj uopće neće reagirati kada se kartica umetne, prisloni ili provuče.

Uzrok ove vrste problema može biti prljav ili oštećen utor za očitavanje kartica na vašem POS uređaju, oštećena kartica kupca ili čak pogreška korisnika, poput prebrzog ili presporog provlačenja kartice.

3. Softverski problemi

Ponekad se problem ne krije u hardveru ni vezi, već u softveru koji se pokreće na POS uređaju. Softverski problemi mogu se očitovati na različite načine. Vaše uređaj može se zamrznuti ili prestati reagirati, njegov zaslon može postati prazan ili možda neće moći provesti važne funkcije, poput ispisa računa ili zaključivanja dnevnih skupova transakcija. Ove probleme može uzrokovati privremena pogreška, zastarjeli softver ili problem s memorijom unutar samog terminala.

Koraci za otklanjanje svakog problema

Nakon što smo identificirali uobičajene probleme, prijeđimo na praktična rješenja. Sljedeći detaljni vodiči osmišljeni su kako bi vam pomogli brzo i učinkovito otkloniti te probleme. Uvijek preporučujemo da najprije počnete s najjednostavnijim rješenjem prije nego što prijeđete na složenije korake.

1. Otklanjanje problema s vezom

Kada se vaš terminal ne može povezati, neće moći obrađivati plaćanja. Ovo je kritičan problem, ali njegovo je otklanjanje često vrlo jednostavno. Slijedite korake u nastavku za rješavanje problema s povezivošću vašeg sustava za plaćanje.

• Provjerite poruku o pogrešci: poruka na zaslonu često pruža dodatne informacije. „Nema Wi-Fi veze” ili „LAN je isključen” izravno vas informira o izvoru postojećeg problema.

• Ponovno pokrenite POS uređaj: stari i provjereni trik često čini čuda. Kada isključite terminal, pričekate 30 sekundi i zatim ga ponovno uključite, možete otkloniti privremene probleme i prisiliti ga da ponovno uspostavi vezu.

• Provjerite fizičke veze: ako upotrebljavate Ethernet kabel, provjerite je li sigurno priključen kako u POS uređaj (ili njegovu bazu) tako i u usmjerivač internetskog signala. Potražite male žaruljice na priključku kako biste bili sigurni da je aktivan. Ako možete, pokušajte priključiti drugi Ethernet kabel ili ga priključite u drugi priključak na usmjerivaču kako biste isključili problem neispravnog hardvera.

• Ponovno pokrenite usmjerivač: ako se vaše računalo povezuje putem Wi-Fi veze ili Ethernet kabela, problem bi se mogao kriti u vašem usmjerivaču internetske veze. Isključite ga iz izvora napajanja, pričekajte punu minutu i zatim ga ponovno uključite. Može proteći nekoliko minuta dok se potpuno ponovno pokrene i ponovno uspostavi internetska veza.

• Provjerite mrežne postavke: ako upotrebljavate Wi-Fi, idite u izbornik postavki svojeg terminala i provjerite je li povezan s točnom mrežom. Lako može doći do toga da se spoji na susjednu mrežu ili mrežu gosta s ograničenim pristupom. Možda ćete morati ponovno unijeti lozinku za Wi-Fi.

• Provjerite signal mobilnih podataka: na mobilnim terminalima koji upotrebljavaju SIM karticu provjerite indikator jačine signala na zaslonu. Ako je signal slab, pokušajte ga premjestiti na drugu lokaciju u svojem prostoru, po mogućnosti što bliže prozoru. Baš kao što je slučaj s mobilnim telefonom, slab prijem može onemogućiti povezivanje.

• Obratite se svojem pružatelju usluga: ako ste pokušali provesti sve navedene korake i još imate problema s vezom, možda je vrijeme da nazovete podršku za trgovce. Mogao bi postojati širi prekid mreže koji utječe na sustav plaćanja ili određeni problem s vašim računom koji zahtijeva tehničku podršku za POS uređaje.

2. Otklanjanje pogrešaka pri očitavanju kartica

Kada kupac predoči svoju karticu, a uređaj je ne može očitati, nastat će prilično neugodan trenutak na blagajni. Evo kako možete riješiti ove probleme s čitačem kreditnih kartica.

• Ponovno pokušajte očitati karticu: najprije zamolite kupca da ponovno pokuša upotrijebiti karticu. Prvi pokušaj možda nije uspio zbog jednostavne neusklađenosti s čitačem čipova ili pogrešno tempiranog prislanjanja.

• Provjerite karticu kupca: pregledajte samu karticu. Je li čip prljav ili izgreban? Je li magnetska traka istrošena? Ponekad se problem krije u fizičkoj kartici, a ne u vašem uređaju.

• Isprobajte drugi način plaćanja: upitajte kupca ima li drugu karticu ili može li platiti mobilnim novčanikom, kao što je Apple Pay ili Google Pay. Ako druga kartica ili način plaćanja funkcionira, time se potvrđuje da se problem ustvari krije u kartici. Ako nijedan način plaćanja ne funkcionira, problem se vjerojatno krije u vašem terminalu.

• Očistite čitač kartica: prašina, prljavština i nečistoće mogu se s vremenom nakupiti u utorima za kartice i ometati funkciju čitača.

  • Za čitač čipova: najsigurniji način čišćenja utora za čip jest limenkom za ispuhivanje komprimiranog zraka. Ostaci se iz njega mogu ukloniti uz nekoliko kratkih ispuhivanja mlazova. Također, možete upotrijebiti specijaliziranu karticu za čišćenje čitača kartica, koja je predviđena za sigurno brisanje unutarnjih kontakata. Nikad ne umećite strane predmete, poput spajalica ili štapića za uši, u utor jer njima može doći do trajnih oštećenja.

  • Za čitač magnetske trake: možete upotrebljavati karticu za čišćenje čitača kartica ili ga nježno prebrisati mekanom krpom koja ne ispušta dlačice i lagano je navlažena izopropilnim alkoholom.

• Ponovno pokrenite terminal: jednostavno ponovno pokretanje često može otkloniti privremene hardverske komunikacijske pogreške između čitača i glavnog procesora terminala.

• Ažurirajte softver: provjerite je li softver vašeg terminala ažuriran. Ponekad ažuriranja uključuju zakrpe koje unaprjeđuju mogućnosti očitavanja kartica.

• Kontaktirajte podršku: ako čišćenje ni ponovno pokretanje ne otklone problem i više se uzastopnih kartičnih transakcija ne može provesti, to bi moglo ukazivati na hardverski kvar u samom čitaču. U tom slučaju morat ćete se obratiti svojem pružatleju usluga za tehničku podršku ili eventualnu zamjenu.

3. Otklanjanje softverskih pogrešaka

Zamrznut zaslon ili tipka koja ne reagira mogu biti jednako problematični kao i pogreška u povezivanju. Ovi su problemi često interni i obično se mogu otkloniti ponovnim pokretanjem ili ažuriranjem.

• Provedite lagano ponovno pokretanje: kao i u slučaju drugih problema, prvi je korak isključivanje i ponovno uključivanje uređaja. Time se briše aktivna memorija uređaja i pruža mogućnost otklanjanja brojnih manjih softverskih pogrešaka.

• Provedite potpuno pokretanje sustava: ako je zaslon zamrznut i uređaj se ne isključuje normalno, možda ćete morati ponovno pokrenuti cijeli sustav. To obično obuhvaća dulje držanje tipke za uključivanje/isključivanje (10 – 20 sekundi) ili, za neke modele, vađenje i ponovno umetanje baterije ako joj se može pristupiti. Uvijek pročitajte upute proizvođača za svoj model uređaja.

• Provjerite ažuriranja softvera: vaš je terminal za plaćanje poput malog računala i njegov se softver svakako treba ažurirti. Ažuriranja često sadržavaju ispravke programskih pogrešaka, sigurnosna poboljšanja i unaprjeđenja njegovih performansi. Većina modernih terminala ažurira se automatski, ali obično možete ručno provjeriti postoji li ažuriranje i pokrenuti ga putem izbornika postavki.

• Provedite trenutačni skup transakcija: vrlo velik skup nedovršenih transakcija ponekad može usporiti uređaj ili uzrokovati probleme pri njegovu radu. Pokušajte provesti trenutačni skup transakcija (što je poznato i kao „batching out” tj. skupno namirenje) kako biste izbrisali memoriju. To se ionako preporučuje učiniti na kraju svakog radnog dana, bez obzira na to postoje li problemi ili ne.

• Provjerite postavke datuma i vremena: netočne postavke datuma i vremena na vašem terminalu ponekad mogu uzrokovati probleme s autorizacijama transakcija i skupnim namirenjem. Provjerite jesu li postavke točne i postavljene na vašu lokalnu vremensku zonu.

• Razmotrite vraćanje na tvorničke postavke (s oprezom): ovo bi morala biti apsolutno posljednja opcija za provedbu, a taj biste postupak trebali provesti tek nakon razgovora s timom za usluge za trgovce. Vraćanjem na tvorničke postavke izbrisat će se sve postavke i podaci o transakcijama s uređaja, nakon čega će se vratiti u izvorno stanje. Time se mogu otkloniti dalekosežni softverski problemi, ali se i zahtijeva ponovno postavljanje terminala ispočetka.

Preventivne mjere

Iako je otklanjanje problema ključno, sprječavanje njihova nastanka još je bolje. Proaktivan pristup vašim rješenjima za obradu plaćanja značajno smanjuje frustrirajuće pogreške i osigurava besprijekorno poslovanje.

1. Redovito održavanje

Baš kao i svaki drugi važan dio opreme u vašem poslovanju, vaš POS uređaj zahtijeva redovito održavanje. Jednostavna rutina održavanja POS uređaja može produljiti vijek trajanja vašeg uređaja i spriječiti uobičajene kvarove.

• Svakodnevno čišćenje: na kraju svakog dana nježno prebrišite terminal mekanom i suhom krpom kako biste uklonili prašinu i otiske prstiju. Za tvrdokorniju prljavštinu možete se koristiti krpom koja je blago navlažena vodom ili otopinom za čišćenje koju je odobrio proizvođač.

• Tjedne provjere: jedanput tjedno odvojite trenutak te pregledajte sve kabele i vodove za napajanje kako biste utvrdili pokazuju li znakove istrošenosti ili oštećenja. Provjerite je li sve sigurno priključeno.

• Mjesečno dubinsko čišćenje: jedanput mjesečno temeljitije očistite čitače kartica komprimiranim zrakom ili karticom za čišćenje, kako je opisano u odjeljku za otklanjanje problema.

• Provjerite je li softver ažuriran: uvijek osigurajte da se na vašem terminalu instaliraju ažuriranja softvera čim postanu dostupna. Pokretanjem najnovijeg softvera osigurat ćete najbolje performanse i sigurnost.

2. Obuka zaposlenika

Brojni problemi u vezi s transakcijama kreditnim karticama proizlaze iz korisničke pogreške. Provedba odgovarajuće obuke za vaše osoblje vrlo je učinkovita preventivna mjera. Naime, dobro educiran tim čini manje pogrešaka i spremniji je za samostalno otklanjanje manjih problema.

Vaša bi obuka trebala obuhvaćati sljedeće aspekte:

• Pravilan način obrade različitih vrsta plaćanja (umetanje kartice s čipom, prislanjanje za beskontaktno plaćanje i provlačenje magnetske trake).

• Kako postupati s uobičajenim porukama o pogreškama i provoditi osnovne korake za otklanjanje problema, poput ponovnog pokretanja računala.

• Dnevni postupak zatvaranja, uključujući kako se obračunava serija transakcija i ispisuju izvješća na kraju dana.

• Kako pravilno čistiti i održavati terminal.

• Kome se obratiti za podršku ako nisu u stanju samostalno otkloniti problem.

Ulaganjem male količine vremena u obuku možete dugoročno uštedjeti pregršt vremena i novca tako što ćete spriječiti probleme i učinkovito otkloniti kvarove POS uređaja.

3. Odabir pravog uređaja

Nisu svi POS uređaji jednaki. Terminal koji odaberete može imati velik utjecaj na vaše svakodnevno poslovanje i vjerojatnost nastupanja problema. Tijekom odabira rješenja za obradu plaćanja nemojte u obzir uzimati samo naknade za transakcije, već i hardver te dostupnu podršku.

Evo koje biste sve aspekte trebali uzeti u obzir:

• Vaše poslovno okruženje: je li vam potreban robustan fizički uređaj za radnu površinu pokraj prometne blagajne u maloprodaji ili lagani, mobilni terminal za provedbu plaćanja za stolom ili dok ste u pokretu? Odabirom uređaja koji je predviđen za vaše specifično okruženje smanjit ćete rizik oštećenja i problema s povezivanjem.

• Mogućnosti povezivanja: razmislite o tome kako ćete se povezivati na internet. Imate li stabilnu Wi-Fi mrežu? Bi li uređaj s 4G SIM karticom bio bolji izbor za glavnu ili rezervnu vezu? Neki terminali nude obje mogućnosti, čime vam se pruža veća fleksibilnost.

• Dugovječnost i pouzdanost: odlučite se za dobavljača koji nudi robustan i visokokvalitetan hardver. Premda biste nabavom jeftinijeg uređaja isprva mogli uštedjeti novac, dugoročno bi vas mogao koštati više ako se češće kvari.

• Kvaliteta podrške: ovo je ključna stavka. Kada se pojavi problem koji ne možete sami riješiti, morate biti sigurni da možete dobiti brzu i korisnu korisničku podršku. Odaberite pružatelja usluga poznatog po izvrsnoj podršci za trgovce koji vas nikad neće ostaviti na cjedilu.

Zaključak

Otklanjanje pogrešaka u vezi s POS uređajima može biti glavni izvor stresa za svakog vlasnika tvrtke. Međutim, razumijevanjem uobičajenih uzroka, kao što su prekid veze, pogreške u očitavanju kartica i softverske pogreške, već ste na dobrom putu prema njihovu rješavanju. Budete li slijedili jasne, strukturirane korake za rješavanje problema koje smo naveli, moći ćete brzo riješiti većinu problema i smanjiti poremećaje u poslovanju.

Upamtite da je sprječavanje nastanka pogrešaka jednako važno kao i njihovo otklanjanje. Provedbom rutine redovita održavanja, pružanjem temeljite obuke svojem timu i odabirom pravog POS uređaja za svoje potrebe uvelike ćete spriječiti buduće probleme.

Teya je predana pružanju podrške svojim klijentima pouzdanom tehnologijom i korisnim smjernicama. Znamo da mali poslovni subjekti predstavljaju samu srž naših zajednica, stoga je naš cilj pružiti vam alate i podršku potrebne za uspjeh. Iako tehnologija plaćanja ponekad može biti složena, njezino rješavanje može biti jednostavno. Uz smiren pristup i nešto znanja moći ćete se suočiti sa svakim problemom koji vam se ispriječi na putu i zadržati fokus ondje gdje mu je i mjesto: na svojim kupcima.