Nefunkční platební terminál může ochromit vaše podnikání, u zákazníků vede k frustraci a zvyšuje vám náklady na prodej. Většinu běžných problémů lze naštěstí snadno a rychle vyřešit.
V tomto kompletním průvodci naleznete praktická řešení častých potíží s platebními terminály, od problémů s připojením až nenačtení karty, abyste měli jistotu, že platby budou v pořádku zpracovány a vy se budete moci rychle vrátit k obsluhování zákazníků.
Jak fungují platební terminály
Platební terminál nebo také POS terminál je zařízení, které načítá informace o platební kartě zákazníka a komunikuje s bankou za účelem zpracování transakce. Je to klíčový styčný bod, který umožňuje bezpečně přijímat platby debetními a kreditními kartami.
Od někdejších zařízení na ruční otiskování platebních karet urazily terminály opravdu dlouhou cestu. Dnešní sofistikované platební technologie si poradí s různými platebními metodami, včetně následujících:
Čipová karta s PINem (EMV): Zákazník vloží kartu do zařízení a zadá PIN. Jde o vysoce bezpečnou metodu, při které se šifrují transakční data.
Bezkontaktní platby (NFC): Zákazník jednoduše přiloží kartu, chytrý telefon nebo chytré hodinky k terminálu a zaplatí. Tento způsob platby je ideální na rychlé transakce s nízkou hodnotou.
Magnetický proužek: Klasická metoda protažení karty, která se stále používá jako záložní.
Běžné problémy s platebním terminálem
Níže uvádíme nejčastější chyby terminálů, se kterými se naši uživatelé setkávají.
1. Problémy s připojením
Tento problém s platebním terminálem je asi nejčastější. K problému s připojením dochází, když váš terminál nemůže komunikovat se servery poskytovatele platebních služeb a transakci autorizovat. Můžou se zobrazovat chybové zprávy jako „Chyba připojení“, „Server nereaguje“ nebo „Časový limit transakce vypršel“.
Zpracování transakcí může trvat nezvykle dlouho nebo nejdou zpracovat vůbec. Tyto problémy často souvisejí s vaším internetovým připojením, ať už používáte Wi-Fi, ethernetový kabel nebo mobilní datovou síť (4G/5G).
2. Chyby při načítání karty
K problémům při načítání karty dochází v situacích, kdy zařízení nedokáže načíst informace z karty zákazníka. To může být velmi nepříjemné jak pro vás, tak pro vašeho zákazníka. Mohou se zobrazovat zprávy jako „Chyba při čtení karty“ nebo „Neplatná karta“, případně nemusí zařízení reagovat na vložení, přiložení nebo protažení karty.
Tento typ problému může být způsoben znečištěnou nebo poškozenou čtečkou karet ve vašem zařízení či poškozenou kartou zákazníka, ale může jít i o chybu na straně uživatele, pokud například kartou přejede příliš rychle, nebo naopak příliš pomalu.
3. Chyby v softwaru
Někdy není problém v samotném zařízení nebo připojení, nýbrž v softwaru, který zařízení používá. Chyby v softwaru se můžou projevovat různými způsoby: vaše zařízení se může zaseknout nebo přestat reagovat, displej může zhasnout, nebo zařízení nemusí být schopné dokončit důležité úkony, jako je tisk účtenek nebo provedení uzávěrky za daný den.
Tyto problémy mohou být způsobeny dočasnou chybou, zastaralým softwarem nebo problémem s pamětí v samotném terminálu.
Jak postupovat při řešení jednotlivých problémů
Běžné problémy jsme si již ukázali a teď se pustíme do jejich praktických řešení. S následujícími návody krok za krokem se s těmito potížemi vypořádáte rychle a efektivně. Doporučujeme začít vždy s nejjednodušší opravou, a teprve poté případně pokračovat složitějšími kroky.
1. Jak vyřešit problémy s připojením
Když se váš terminál nemůže připojit, nemůže zpracovávat platby. To je zásadní problém, ale jeho oprava je často jednoduchá. Pokud chcete vyřešit problém s připojením platebního terminálu, postupujte podle těchto kroků.
Zkontrolujte chybovou zprávu. Zpráva na obrazovce často funguje jako vodítko. Zprávy jako „Není k dispozici Wi-Fi“ nebo „Připojení k místní síti bylo přerušeno“ přímo poukazují na to, v čem je problém.
Restartujte platební terminál: Klasický trik, ale často funguje doslova zázračně. Zkuste terminál vypnout, vyčkejte 30 sekund a zapněte ho znovu. Dočasné závady se tím dost možná odstraní a terminál znovu naváže spojení.
Zkontrolujte fyzické připojení: Pokud používáte ethernetový kabel, ujistěte se, že je řádně zapojený do platebního terminálu (nebo dokovací stanice) i do routeru. Na portu vyhledejte kontrolky a zkontrolujte, že je kabel aktivní. Pokud je to možné, zkuste jiný ethernetový kabel nebo port na routeru, abyste vyloučili závadu hardwaru.
Restartujte router: Pokud se vaše zařízení připojuje přes Wi-Fi nebo ethernet, problém může být ve vašem internetovém routeru. Odpojte ho od zdroje napájení, vyčkejte jednu minutu a pak ho znovu zapojte. Úplný restart a obnovení internetového připojení může trvat několik minut.
Ověřte nastavení sítě: Pokud používáte Wi-Fi, přejděte u terminálu do nastavení a ujistěte se, že je terminál připojený ke správné síti. Snadno se totiž můžete omylem připojit k sousední síti nebo k síti pro hosty s omezeným přístupem. Můžete být vyzváni, abyste znovu zadali heslo k Wi-Fi.
Zkontrolujte signál mobilních dat: U mobilních terminálů, které používají SIM kartu, zkontrolujte indikátor síly signálu na displeji. Pokud je signál slabý, zkuste se posunout kousek dál, například blíž k oknu. Stejně jako u mobilního telefonu může i v tomto případě špatný signál bránit v připojení.
Obraťte se svého poskytovatele internetových služeb: Pokud jste vyzkoušeli všechny výše uvedené kroky a problémy s připojením přetrvávají, můžete zavolat na zákaznickou podporu pro podnikatele. Mohlo například dojít k většímu výpadku sítě, který má vliv na funkčnost platební brány, nebo k problému s vaším účtem, který vyžaduje technickou podporu pro platební terminály.
2. Jak vyřešit problémy s načítáním karet
Když zákazník předloží kartu a platební terminál ji nenačte, vzniká u pokladny nepříjemná situace. Níže naleznete návod, jak tyto problémy se čtečkou platebních karet vyřešit.
Zkuste stejnou kartu znovu: Nejprve požádejte zákazníka, aby kartu zkusil použít ještě jednou. První pokus mohl selhat jen kvůli špatnému zarovnání se čtečkou čipů nebo špatně načasovanému přiložení.
Zkontrolujte zákazníkovu kartu: V rychlosti se podívejte na samotnou kartu. Není její čip znečištěný nebo poškrábaný? Nebo není magnetický proužek opotřebovaný? Někdy je problém v kartě, nikoli v zařízení.
Zkuste jinou platební metodu: Zeptejte se zákazníka, zda má jinou kartu nebo může zaplatit pomocí mobilní peněženky jako Apple Pay nebo Google Pay. Pokud jiná karta nebo metoda funguje, potvrzuje to, že problém byl v původní kartě. Pokud nefunguje žádná karta, problém je nejspíš u vašeho terminálu.
Vyčistěte čtečku karet: Ve slotech na karty se časem může usazovat prach, špína a nečistoty, které mohou fungování čteček rušit.
Jak postupovat u čtečky čipů: Nejbezpečnější způsob, jak vyčistit slot na čip, je stlačený vzduch. Několik krátkých střiků dokáže uvolnit veškeré nečistoty. Můžete také použít speciální čisticí kartu na čtečky karet, která je určená k bezpečnému otření vnitřních kontaktů. Nikdy nevkládejte do slotu cizí předměty, jako jsou kancelářské sponky nebo vatové tyčinky; mohlo by dojít k trvalému poškození.
Jak postupovat u čtečky magnetických proužků: I v tomto případě můžete použít čisticí kartu nebo čtečku karet jemně otřít měkkým hadříkem bez žmolků, který lehce navlhčíte v isopropylalkoholu.
Restartujte terminál: Dočasné chyby komunikace mezi čtečkou a hlavním procesorem terminálu může často vyřešit obyčejný restart.
Aktualizujte software: Ujistěte se, že máte aktuální software terminálu. Součástí aktualizací někdy bývají opravy, které zlepšují načítání karet.
Obraťte se na podporu: Pokud se vyčištěním čtečky a restartováním platebního terminálu problém nevyřeší a dochází k němu u více karet, může to být způsobeno hardwarovou chybou v samotné čtečce. V takovém případě budete muset kontaktovat poskytovatele platebních terminálů a požádat o technickou podporu, případně o výměnu zařízení.
3. Jak vyřešit problémy se softwarem
Zamrzlý displej nebo tlačítko, které nereaguje, mohou být stejně rušivé jako chyba připojení. Tyto závady jsou často interní a obvykle je lze vyřešit pomocí restartu nebo aktualizace softwaru.
Proveďte měkký restart: Stejně jako u jiných problémů spočívá první krok ve vypnutí a opětovném zapnutí zařízení. Tím se vymaže aktivní paměť a může to vést k vyřešení spousty drobných softwarových chyb.
Proveďte tvrdý restart: Pokud displej zamrzl a zařízení není možné vypnout obvyklým způsobem, může být nutné provést tvrdý restart. To obvykle znamená na delší dobu (10–20 sekund) stisknout tlačítko napájení nebo u některých modelů vyjmout a znovu vložit baterii, pokud k ní máte přístup. Vždy si nejprve přečtěte pokyny výrobce pro konkrétní model.
Ověřte aktualizace softwaru: Váš platební terminál je jako malý počítač a jeho software je třeba udržovat aktuální. Aktualizace často obsahují opravy chyb a vylepšení zabezpečení a výkonu. Většina moderních terminálů se aktualizuje automaticky, ale obvykle je možné aktualizace zkontrolovat a spustit je v nastavení ručně.
Zpracujte aktuální dávku: Velmi velká dávka nedokončených transakcí může někdy zařízení zpomalit nebo způsobit problémy s výkonem. Spuštěním uzávěrky odešlete transakce ke zpracování. To je koneckonců vhodný postup v závěru každého pracovního dne.
Zkontrolujte nastavení data a času: Nesprávně nastavené datum a čas na vašem terminálu mohou někdy způsobit problémy s autorizací transakcí a jejich hromadným vyúčtováním. Ujistěte se, že nastavení je správné pro místní časové pásmo.
Zvažte obnovení zařízení do továrního nastavení (řešení pro krajní případy): Tento postup by měl být skutečně poslední možností a měli byste ho předem zkonzultovat s týmem podpory pro obchodníky. Obnovením zařízení do továrního nastavení se vymažou veškerá nastavení a údaje o transakcích z terminálu a zařízení se vrátí do původního stavu. Můžete tak vyřešit problémy se softwarem, které mají hlubší příčinu, ale současně budete muset platební terminál nastavit od nuly.
Jaká preventivní opatření můžete podniknout
Odstraňování problémů je sice zásadní, ale mnohem lepší je naučit se potížím předcházet. Proaktivní přístup k řešení problémů při zpracování plateb výrazně snižuje množství nepříjemných chyb a zajišťuje bezproblémový provoz.
1. Provádějte pravidelnou údržbu
Podobně jako všechna ostatní důležitá zařízení ve vaší firmě i váš platební terminál vyžaduje pravidelnou péči. Jednoduchá údržba platebního terminálu může prodloužit jeho životnost a předejít běžným poruchám.
Každodenní čištění: V závěru každého dne terminál jemně otřete měkkým a suchým hadříkem, abyste odstranili prach a otisky prstů. Na odolnější nečistoty můžete použít hadřík lehce navlhčený vodou nebo čisticím roztokem schváleným výrobcem.
Týdenní kontroly: Jednou týdně si vyhraďte chvíli na kontrolu všech kabelů a přívodních šňůr. Ověřte, zda nevykazují známky opotřebení nebo poškození. Ujistěte se, že je vše bezpečně zapojené.
Měsíční hloubkové čištění: Jednou za měsíc proveďte důkladnější čištění čteček karet pomocí stlačeného vzduchu nebo čisticí karty, jak je popsáno v části o řešení problémů výše.
Udržujte software aktualizovaný: Na platebním terminálu vždy povolte instalaci aktualizací softwaru, jakmile jsou k dispozici. Provoz terminálu s nejnovějším softwarem vám zajistí ten nejlepší výkon a zabezpečení.
2. Proškolte své zaměstnance
Mnoho problémů s transakcemi platebními kartami je způsobeno uživatelskými chybami. Řádné proškolení zaměstnanců je vysoce účinným preventivním opatřením, protože důkladně vyškolený tým se dopouští méně chyb a menší problémy dokáže řešit samostatně.
Součástí školení by mělo být následující:
Jak zpracovávat různé typy plateb (vložení čipové karty, přiložení karty u bezkontaktní platby a protažení karty s magnetickým proužkem).
Jak reagovat na běžné chybové zprávy a jak provádět základní kroky při řešení problémů včetně restartování zařízení.
Jak postupovat při denní závěrce, včetně postupu při vyúčtování dávky transakcí a vytištění denního přehledu.
Jak správně čistit a udržovat platební terminál.
Na koho se obrátit s žádostí o pomoc, pokud zaměstnanec problém nedokáže vyřešit samostatně.
Investováním pár chvil do školení můžete z dlouhodobého hlediska ušetřit spoustu času a peněz tím, že předejdete některým problémům a budete umět efektivně řešit selhání platebního terminálu.
3. Vyberte vhodné zařízení
Ne všechny platební terminály jsou stejné. Platební terminál, který si vyberete, může mít zásadní vliv na každodenní provoz i na pravděpodobnost výskytu problémů. Při výběru zařízení ke zpracování plateb tak nehleďte jen na transakční poplatky, ale zvažte také samotný hardware a zákaznickou podporu.
Zde je několik faktorů, které je dobré vzít v potaz:
Prostředí, ve kterém podnikáte: Potřebujete bytelný stolní model pro rušnou pokladnu v obchodě nebo lehký mobilní terminál k přijímání plateb u stolu nebo kdekoli v terénu? Výběrem zařízení navrženého konkrétně pro vaše specifické prostředí snížíte riziko poškození i problémů s připojením.
Možnosti připojení: Zamyslete se nad tím, jak se budete připojovat k internetu. Máte spolehlivou Wi-Fi? Bylo by lepší volbou zařízení se SIM kartou 4G jako primárního zařízení, nebo jako záložní připojení? Některé terminály nabízejí obojí, a díky tomu můžete být flexibilnější.
Odolnost a spolehlivost: Hledejte dodavatele, který nabízí skutečně robustní a vysoce kvalitní hardware. Při koupi levnějšího zařízení sice můžete hned na začátku ušetřit, ale z dlouhodobého hlediska by vás takový nákup mohl stát více, pokud je zařízení náchylné k poruchám.
Kvalita podpory: Toto je zcela zásadní. Pokud se vyskytne problém, který nedokážete sami vyřešit, potřebujete vědět, že máte k dispozici rychlou a ochotnou zákaznickou podporu.. Vyberte si poskytovatele, který je známý svou vynikající podporou pro obchodníky, abyste na to nikdy nezůstali sami.
Shrnutí
Řešení výpadků platebního terminálu může být pro každého majitele firmy velkým zdrojem stresu. Pokud však porozumíte běžným příčinám, včetně selhání připojení, chyb při čtení karet a softwarových závad, jste napůl cesty k řešení. Pomocí výše popsaných kroků při výpadku platebního terminálu můžete většinu problémů vyřešit rychle sami, aniž by došlo k přerušení provozu.
Nezapomínejte, že prevence je stejně důležitá jako náprava. Když zavedete pravidelnou údržbu, důkladně proškolíte svůj tým a vyberete si vhodný platební terminál pro své potřeby, můžete tím zabránit celé řadě budoucích problémů.
Společnost Teya se zavázala podporovat své obchodníky spolehlivými technologiemi a užitečným poradenstvím. Víme, že malé podniky propojují lidi v místech, kde žijí, a naším cílem je poskytnout vám nástroje a podporu, abyste mohli prosperovat. Přestože platební technologie bývají složité, pro řešení potíží to platit nemusí. S uvážlivým přístupem a základními informacemi můžete jakýkoli problém vyřešit sami a o to víc se věnovat zákazníkům.
Jste připraveni začít s Teyou?
Tým Teya
•