Upozornění na ochranu osobních údajů

Pro vaše pohodlí jsme připravili překlad této stránky. Tento překlad má pouze informativní charakter a konečnou a závaznou verzí těchto stránek je anglická verze, která je k dispozici níže. 

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen "Oznámení") popisuje, jak společnost Teya (dále jen "Teya", "my" a "nás" a jak je dále uvedeno v článku 1 tohoto Oznámení) shromažďuje, používá, sděluje, předává, ukládá, uchovává nebo jinak zpracovává vaše údaje, když navštívíte naše webové stránky nebo se zaregistrujete ke službě společnosti Teya (souhrnně "Služby")”). V tomto oznámení najdete několik konkrétních příkladů, proč a jak používáme vaše osobní údaje. Máte-li další dotazy, obraťte se na nás s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů přes prostřednictvím kontaktního formuláře.  

1. Kdo je vaším správcem? 

Společnost Teya je "správcem údajů" vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány v souvislosti s tímto oznámením o ochraně osobních údajů. Teya zahrnuje řadu společností, které poskytují platební řešení a související služby fyzickým i právnickým osobám, vždy se zaměřením na malé a střední podniky. Pro účely platných zákonů o ochraně osobních údajů je společnost Teya správcem vašich osobních údajů, není-li uvedeno jinak. Subjekt společnosti Teya odpovědný za vaše údaje může záviset na vaší poloze a na službě, kterou u nás používáte. 

2. Údaje, které o vás shromažďujeme 

Informace o vás shromažďujeme třemi způsoby: (i) když nám je poskytnete přímo, (ii) když shromažďujeme informace během vašeho používání služeb a (iii) když shromažďujeme informace z jiných zdrojů. Vezměte prosím na vědomí, že osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme, závisí na službě, kterou používáte. 

Níže je uveden popis typů informací, které můžeme obdržet přímo od vás. 

"Identifikační údaje" zahrnují jméno, příjmení, e-mailovou adresu, adresu a telefonní čísla. 

"Údaje o společnosti" zahrnují název firmy, kontaktní údaje, údaje o poloze společnosti, adresu, kategorii poskytovaných služeb, typ podnikání, DIČ, číslo obchodní komory atd.  

"Údaje o nahrávání hovorů" zahrnují informace shromážděné při nahrávání telefonních hovorů, které s námi uskutečňujete nebo od nás přijímáte. 

"Finanční údaje" zahrnují údaje o bankovním účtu a platební kartě, které mohou zahrnovat identifikační číslo banky (BIN) a poslední čtyři číslice čísla karty, typ karty, PSČ, datum vypršení platnosti nebo zemi vydání. 

"Údaje z žádosti o zaměstnání" zahrnují vaše kontaktní údaje (včetně jména, poštovní adresy, e-mailové adresy a telefonního čísla), pracovní historii, životopis, kontaktní údaje osob, které vám poskytly reference, a jakékoli další osobní údaje, které se rozhodnete předložit spolu se svou žádostí o zaměstnání ve společnosti Teya. Další informace naleznete v našem oznámení o ochraně osobních údajů při náboru. 

"Další informace", které se rozhodnete poskytnout. Můžete se rozhodnout poskytnout další informace, jako jsou různé typy obsahu (např. fotografie, články, komentáře), obsah, který zpřístupníte prostřednictvím naší funkce živého webového chatu nebo prostřednictvím účtů na sociálních sítích nebo členství u třetích stran, nebo jakékoli jiné informace, které s námi chcete sdílet. 

Získáváme také údaje ze zařízení, která používáte při interakci s našimi systémy, jako je vaše poloha nebo informace o zařízení, které používáte. 

"Technické údaje" zahrnují informace, které získáváme z vašeho zařízení nebo prohlížeče (jako je IP adresa, vaše přihlašovací údaje, verze a identifikátory zařízení, nastavení časového pásma a umístění, typy a verze zásuvných modulů prohlížeče a operační systém) a také o tom, jak používáte naše webové stránky. Můžeme automaticky shromažďovat technické údaje a údaje o používání vašeho zařízení, akcích a vzorcích prohlížení. Tyto osobní údaje shromažďujeme pomocí serverových protokolů a dalších podobných technologií. Údaje o vás můžeme získat také v případě, že navštívíte jiné webové stránky, které používají naše soubory cookie. 

"Obchodní údaje" zahrnují informace o produktech a službách, které prodáváte, např. o zásobách, cenách a další údaje a informace o vašich platebních transakcích, např. kdy a kde k transakcím dochází, popis transakcí, částky plateb nebo převodů, fakturační a dodací údaje a platební metody použité k dokončení transakcí. 

Musíme také zkontrolovat, zda máte nárok na služby, které chcete využívat, posoudit vaši totožnost ("poznej svého zákazníka") a potvrdit, že můžete naše služby používat legálně ("náležitá péče"), a chránit vaše údaje a naše služby před potenciálně podvodnými aktivitami, které mohou ohrozit vás a vaše peníze. Za tímto účelem můžeme shromažďovat údaje o vás od společností, které nám pomáhají ověřit vaši totožnost, provést kontrolu úvěruschopnosti, zabránit podvodům nebo posoudit riziko, které označujeme jako "externí údaje". 

"Základní údaje" zahrnují údaje o totožnosti z veřejně dostupných zdrojů, jako je registrátor společnosti a volební rejstřík ve vaší zemi, jakož i údaje od poskytovatelů informací o vyhledávání a webových stránek třetích stran, jako jsou britské společnosti Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google. 

"Údaje náležité péče" zahrnují veškeré informace, které můžeme potřebovat k vyhovění právním předpisům proti praní špinavých peněz nebo podobným právním předpisům, jako jsou doklady totožnosti (průkazy totožnosti, cestovní pasy nebo ekvivalenty), vaše fotografie nebo jiné informace, které můžeme být povinni shromáždit za účelem ověření vaší totožnosti. 

"Údaje o podvodu" nebo informace související s úvěry u jakékoli agentury provozující úvěrový registr nebo úvěrového registru. 

Informace o vašich zákaznících získáváme také vaším jménem jako váš poskytovatel služeb, když s vámi obchodují, nebo jinak, když nás o to požádáte. Tyto informace nazýváme "zákaznická data". Údaje o zákaznících zpracováváme, když s vámi komunikují prostřednictvím vašeho používání služeb, například když provedou platbu ve vaší provozovně, naplánují si schůzku nebo od vás obdrží fakturu. Konkrétní zákaznická data, která shromažďujeme, se budou lišit v závislosti na vaší poloze, na tom, které služby používáte a jak je používáte. Údaje vašich zákazníků mohou zahrnovat: 

"Údaje o zařízení zákazníka" zahrnují informace o zařízení vašeho zákazníka, včetně modelu hardwaru, operačního systému a verze, názvu zařízení, jedinečného identifikátoru zařízení, informací o mobilní síti a informací o interakci zařízení s našimi službami. 

"Finanční údaje zákazníka" zahrnují čísla bankovních účtů a platebních karet. 

"Identifikační údaje zákazníka" zahrnují jméno a příjmení. 

"Údaje o transakcích zákazníků a refundacích" Když vaši zákazníci používají naše služby k provádění nebo zaznamenávání plateb pro vás, shromažďujeme informace o tom, kdy a kde k transakcím dochází, jména transakčních stran, popis transakcí, které mohou zahrnovat údaje na úrovni položky, částky plateb nebo převodů, fakturační a dodací údaje a zařízení a platební metody použité k dokončení transakcí. 

Zákaznická data používáme v rámci našeho smluvního závazku poskytovat služby, které požadujete. 

Je vaší odpovědností získat veškerá nezbytná povolení, abychom mohli zpracovávat zákaznická data způsobem uvedeným v tomto oznámení, abychom vám mohli poskytovat služby, které požadujete. 

3. Právní základy pro zpracování vašich osobních údajů 

Vaše osobní údaje budeme používat pouze v případě, že nám to zákon dovoluje. Nejčastěji budeme vaše osobní údaje používat za následujících okolností: 

• pro plnění smlouvy, kterou se chystáme uzavřít nebo jsme s vámi uzavřeli; 

• pokud je to nezbytné pro naše oprávněné zájmy (nebo oprávněné zájmy třetí strany) a vaše zájmy a základní práva tyto zájmy nepřevažují. Zvažujeme a snažíme se vyvážit možné potenciální dopady (pozitivní nebo negativní) a vaše práva před zpracováním vašich osobních údajů pro naše oprávněné zájmy; a 

• tam, kde musíme splnit zákonnou nebo regulační povinnost, která se na nás vztahuje. 

Obecně se na souhlas jako právní základ pro zpracování vašich osobních údajů nespoléháme kromě některých případů, kdy i) vám zasíláme přímá marketingová sdělení prostřednictvím e-mailu nebo textové zprávy a ii) a když používáme soubory cookie a podobné technologie sledování. Máte právo souhlas kdykoli odvolat.

Upozorňujeme, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na více než jednom právním základě, a to v závislosti na konkrétním účelu, pro který vaše osobní údaje používáme. 

4. Účely, pro které budeme vaše osobní údaje používat 

Níže uvádíme popis všech účelů, pro které budeme vaše osobní údaje zpracovávat. 

Abychom vás zaregistrovali jako nového zákazníka. 

Pokud používáte některou z našich služeb (buď jako náš zákazník, nebo jako zákazník našeho zákazníka), abyste:  

• zprostředkovat transakci, 

• pomáhají sledovat vypořádání a monitorovat transakce v reálném čase,  

• poskytovat službu cash advance,  

• vytvářet reporty a analýzy,  

• vytvořit řídicí panel a/nebo 

• usnadnit řízení zásob. 

Ke správě našeho ujednání s vámi, včetně: (a) správy plateb, poplatků a plateb; (b) vybírání a vymáhání peněz, které nám dlužíte. 

Poskytování funkce živého chatu na našich webových stránkách, abychom mohli odpovídat na jakékoli dotazy uživatelů týkající se našich služeb. 

Ke správě a ochraně našeho podnikání a těchto webových stránek (včetně řešení problémů, analýzy dat, testování, údržby systému, podpory, hlášení a hostování dat). 

Abychom vám mohli poskytovat relevantní obsah webových stránek a reklamy a měřit nebo porozumět efektivitě reklamy, kterou vám poskytujeme. 

Používat analýzu dat ke zlepšení našich webových stránek, služeb, marketingu, vztahů se zákazníky a zkušeností. 

Navrhovat a doporučovat vám služby, které by vás mohly zajímat. 

Dodržování zákonů a reakce a vyhovění požadavkům vlády, regulačních orgánů a dalších třetích stran se zákonnou pravomocí, mimo jiné: zákonů proti praní špinavých peněz, podvodům, terorismu, otroctví nebo podobným zákonům. 

Vyšetřování, odhalování a prevence podvodů nebo trestných činů. 

Uplatnění nebo obhajoba právních nároků. 

Posouzení vaší žádosti o zaměstnání (další informace naleznete v našem Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru). 

Správa našeho vztahu, včetně žádosti o napsání recenze nebo vyplnění průzkumu. 

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze pro výše uvedené účely, pokud se nebudeme důvodně domnívat, že je potřebujeme použít z jiného důvodu, který je slučitelný s původním účelem.  Pokud budeme potřebovat použít vaše osobní údaje k nesouvisejícímu účelu, upozorníme vás na to a vysvětlíme vám právní základ, který nám to umožňuje. 

5. Marketingové 

Usilujeme o to, abychom vám poskytli možnost volby týkající se určitých způsobů použití osobních údajů, zejména v oblasti marketingu a reklamy. Vaše identifikační a technické údaje můžeme použít k tomu, abychom si vytvořili názor na to, co si myslíme, že byste mohli chtít nebo potřebovat, nebo co by vás mohlo zajímat. Tímto způsobem rozhodujeme, které služby a nabídky pro vás mohou být relevantní ("marketingové a komunikační údaje"). 

Marketingová sdělení budete dostávat, pokud jste si zakoupili podobné zboží nebo služby nebo jste s námi byli v kontaktu ohledně podobného zboží nebo služeb. Marketingová sdělení vám budeme zasílat také v případě, že nám k tomu dáte souhlas. 

Můžete nás požádat, abychom vám přestali zasílat marketingová sdělení, a to tak, že nás kdykoli kontaktujete přes prostřednictvím kontaktního formuláře.

6. Zveřejnění vašich osobních údajů 

Osobní údaje popsané v části 2 můžeme sdílet pro účely uvedené v části 4 s následujícími poskytovateli služeb a třetími stranami: 

Poskytovatelé služeb, kteří poskytují služby správy IT a systému. 

Sítě kreditních karet a platební sítě, jako jsou Visa a Mastercard. 

Odborní poradci, kteří oprávněně potřebují mít přístup k osobním údajům pro obchodní potřeby. 

Regulační orgány a další orgány, které za určitých okolností vyžadují hlášení o činnostech zpracování. 

Třetí strany, se kterými spolupracujeme, abychom usnadnili naši smlouvu s vámi. 

Třetí strany, kterým se můžeme rozhodnout prodat, převést nebo sloučit části našeho podnikání nebo našeho majetku. Případně se můžeme snažit získat jiné podniky nebo se s nimi spojit. Pokud dojde ke změně v našem podnikání, mohou noví vlastníci používat vaše osobní údaje stejným způsobem, jak je uvedeno v tomto oznámení. 

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny se společnostmi v rámci naší skupiny. Sdílíme s nimi informace, aby nám mohli pomoci při poskytování služeb a lépe o vás porozuměli. 

V případech, kdy spolupracujeme s třetími stranami za účelem poskytování našich produktů, může sdílená data zpřístupnit třetí straně jakákoliv společnost skupiny Teya mimo subjekt, se kterým máte přímou smlouvu.  

Všechny společnosti skupiny Teya mají oprávněný obchodní zájem (tj. poskytovat doplňkové nebo související služby pro vaše podnikání) na přístupu k údajům a mohou tak činit pro účely a způsobem popsaným v tomto oznámení. Společnostmi skupiny Teya se rozumí jakýkoli subjekt, který přímo či nepřímo ovládá, je ovládán nebo je příležitostně pod společnou kontrolou, ať už se nachází ve Spojeném království nebo mimo něj. Když přenášíme údaje mezi subjekty naší skupiny, které se nacházejí v EHP a mimo něj, řídí se toto sdílení naší smlouvou o sdílení a zpracování údajů v rámci skupiny, která je vypracována v souladu s GDPR a zahrnuje příslušná ochranná opatření nezbytná pro přenosy mimo EHP. 

Požadujeme, aby všechny třetí strany respektovaly bezpečnost vašich osobních údajů a zacházely s nimi v souladu se zákonem. Nedovolujeme našim poskytovatelům služeb třetích stran, aby používali vaše osobní údaje pro své vlastní účely, a pokud vám není oznámeno jinak, povolujeme jim zpracovávat vaše osobní údaje pouze pro stanovené účely a v souladu s našimi pokyny. 

7. Mezinárodní převody 

Mnoho našich externích třetích stran sídlí mimo EHP nebo Spojené království, takže jejich zpracování vašich osobních údajů bude zahrnovat přenos údajů mimo EHP nebo Spojené království. 

Kdykoli přeneseme vaše osobní údaje mimo EHP, podnikneme přiměřené kroky, abychom zajistili, že vaše osobní údaje budou uchovávány v bezpečí, a to i případným uzavřením příslušných smluvních podmínek s přijímající stranou mimo Spojené království nebo EHP, jako jsou standardní smluvní doložky schválené Komisí EU nebo vydané Úřadem komisaře pro informace Spojeného království (podle potřeby) nebo jakékoli jiné schválené mechanismy, které nám mohou být k dispozici v budoucnosti. Provedeme také posouzení rizik zákonů a postupů cílové země, abychom identifikovali veškerá technická a organizační opatření, která je třeba zavést, aby bylo zajištěno, že vaše osobní údaje budou při přenosu do této země plně chráněny. 

8. Bezpečnost dat 

Bezpečnost dat je pro nás nesmírně důležitá, a proto jsme zavedli vhodná bezpečnostní opatření (jako je šifrování, povinnost mlčenlivosti našich zaměstnanců, záznamy o přihlášení, testování zranitelnosti atd.), abychom zabránili náhodné ztrátě, použití nebo neoprávněnému přístupu k vašim osobním údajům, jejich změně nebo zveřejnění. Kromě toho omezujeme přístup k vašim osobním údajům na ty zaměstnance, zástupce, dodavatele a další třetí strany, které je potřebují znát z obchodních důvodů. 

Zavedli jsme postupy a zásady řízení incidentů, abychom se vypořádali s jakýmkoli podezřením na porušení osobních údajů, a pokud jsme ze zákona povinni tak učinit, upozorníme vás a jakýkoli příslušný regulační orgán na porušení. 

9. Jak dlouho uchováváme vaše informace 

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelů, pro které jsme je shromáždili, včetně účelu splnění jakýchkoli právních, účetních nebo ohlašovacích požadavků. 

Při určování vhodné doby uchovávání osobních údajů bereme v úvahu příslušné zákony, množství, povahu a citlivost osobních údajů, potenciální riziko újmy způsobené neoprávněným použitím nebo zveřejněním vašich osobních údajů, účely, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, a to, zda těchto účelů můžeme dosáhnout jinými prostředky, a platné právní požadavky. 

Za určitých okolností můžeme vaše osobní údaje anonymizovat (aby s vámi již nemohly být spojovány) pro výzkumné nebo statistické účely. 

10. Automatizované rozhodování 

Někdy můžeme používat systémy k automatizovanému rozhodování o vás nebo vaší firmě, abychom vám poskytli lepší a bezpečnější zážitek. Můžeme použít informace, které již máme nebo které můžeme shromáždit od třetích stran. Automatizované rozhodování můžeme použít k následujícím účelům: 

Schválení nebo zamítnutí vašich žádostí o některé z našich služeb nebo produktů. 

Stanovení cen a sazeb za některé z našich služeb, například přístup k úvěru. 

Poskytování nabídek na míru. 

Odhalování podvodů a dodržování právních předpisů proti praní špinavých peněz. 

Proti automatizovanému rozhodování můžete vznést námitku a požádat, aby jej osoba zkontrolovala. 

11. Vaše zákonná práva 

Za určitých okolností máte práva podle zákonů o ochraně osobních údajů ve vztahu k vašim osobním údajům. Máte právo: 

Požádat o přístup ke svým osobním údajům (obecně známé jako "žádost o přístup k údajům"). To vám umožní získat kopii osobních údajů, které o vás uchováváme, a zkontrolovat, zda je zpracováváme v souladu se zákonem. 

Požádat o opravu osobních údajů, které o vás uchováváme. To vám umožní opravit jakékoli neúplné nebo nepřesné údaje, které o vás máme. 

Požádat o výmaz svých osobních údajů. To vám umožňuje požádat nás o vymazání nebo odstranění osobních údajů, pokud neexistuje dobrý důvod, abychom je dále zpracovávali. 

Vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud se opíráme o oprávněný zájem (nebo zájem třetí strany). 

Požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů. To vám umožňuje požádat nás o pozastavení zpracování vašich osobních údajů v následujících situacích: (a) pokud chcete, abychom stanovili přesnost údajů; (b) pokud potřebujete, abychom údaje uchovávali, i když je již nepotřebujeme, protože je potřebujete ke stanovení, výkonu nebo obraně právních nároků; nebo (c) jste vznesli námitky proti našemu používání vašich údajů, ale my musíme ověřit, zda máme převažující oprávněné důvody k jejich použití. 

Požádat o předání svých osobních údajů třetí straně. Třetí straně, kterou jste si vybrali, poskytneme vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu. 

Kdykoli odvolat souhlas, pokud se spoléháme na souhlas se zpracováním vašich osobních údajů. To však nebude mít vliv na zákonnost jakéhokoli zpracování provedeného před odvoláním vašeho souhlasu. Pokud svůj souhlas odvoláte, je možné, že vám nebudeme moci poskytnout určité produkty nebo služby. Pokud tomu tak je, budeme vás o tom informovat v okamžiku, kdy svůj souhlas odvoláte. 

Právo na to, abyste nebyli předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném procesu, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýká. 

Pokud si přejete uplatnit některá z výše uvedených práv, kontaktujte nás prostřednictvím prostřednictvím kontaktního formuláře.  

 Za přístup k vašim osobním údajům (ani za uplatnění jakýchkoli jiných práv) není obvykle vyžadován žádný poplatek. Můžeme však účtovat přiměřený poplatek, pokud je vaše žádost zjevně neopodstatněná, opakovaná nebo nepřiměřená. Případně můžeme za těchto okolností odmítnout vaší žádosti vyhovět. 

To, co od vás můžeme potřebovat, jsou konkrétní informace, které nám pomohou potvrdit vaši totožnost a zajistit vaše právo na přístup k vašim osobním údajům (nebo na uplatnění jakýchkoli vašich dalších práv). 

Lhůta pro odpověď v případě oprávněných žádostí je jeden měsíc. Občas nám to může trvat déle než jeden měsíc, pokud je vaše žádost obzvláště složitá nebo jste podali více žádostí. V takovém případě vás upozorníme a budeme vás informovat. 

12. Změny tohoto oznámení a vaše povinnost informovat nás o změnách 

Společnost Teya si vyhrazuje právo toto Oznámení kdykoli změnit, upravit nebo doplnit, avšak nesníží úroveň ochrany soukromí obsaženou v tomto Oznámení. Pokud dojde k významným změnám, poskytneme výraznější oznámení (včetně e-mailového oznámení o změnách oznámení o ochraně osobních údajů u některých služeb). 

13. Odkazy třetích stran 

Tyto webové stránky mohou obsahovat odkazy na webové stránky, zásuvné moduly a aplikace třetích stran. Kliknutím na tyto odkazy nebo povolením těchto připojení můžete umožnit třetím stranám shromažďovat nebo sdílet údaje o vás. Tyto webové stránky třetích stran nekontrolujeme a neneseme odpovědnost za jejich prohlášení o ochraně osobních údajů. Když opustíte naše webové stránky, doporučujeme vám, abyste si přečetli oznámení o ochraně osobních údajů každé webové stránky, kterou navštívíte. 

Podívejte se také na naše Zásady používání souborů cookie což vysvětluje používání souborů cookie na našich webových stránkách. 

14. Kontakt 

Máte-li jakékoli dotazy týkající se oznámení nebo byste chtěli uplatnit svá práva, jak je uvedeno v části 11, kontaktujte nás přes Tento kontaktní formulář nebo písemně na adresu Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team). Náš pověřenec pro ochranu osobních údajů se jimi bude zabývat společně s naším týmem pro ochranu osobních údajů. 

15. Reklamace 

Máte-li jakékoli pochybnosti o tom, jak používáme vaše osobní údaje, můžete nám podat stížnost přes prostřednictvím kontaktního formuláře.

Můžete si také stěžovat u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme vaše údaje použili. 

16. Specifické služby společnosti Teya

Následující oznámení o ochraně osobních údajů poskytují další informace o některých produktech společnosti Teya.  

________________

Privacy Notice

This Privacy Notice (“Notice”) describes how Teya (“Teya”, “we” and “us” and as further set out in section 1 of this Notice), collects, uses, discloses, transfers, stores, retains or otherwise processes your information when you visit our websites or sign up for a Teya service (collectively, “Services”). Within this Notice you will find some specific examples of why and how we use your personal information. If you have further questions, please get in touch with our Data Privacy Officer via this contact form. 

 1. Who's your controller? 

Teya is the “Data Controller” of your personal information that is processed in connection with this Privacy Notice. Teya encompasses a range of companies who provide payments solutions and related services to individuals and legal entities, always focused on small and medium sized businesses. For the purposes of the applicable data protections laws, Teya is the data controller of your personal data unless otherwise specified. The Teya entity responsible for your data may depend on your location and the Service you use with us. 

2. The data we collect about you 

We collect information about you in three ways: (i) when you provide it to us directly, (ii) when we gather information while you are using the Services, and (iii) when we collect information from other sources. Please note that the personal data we collect, and process depend on the Service you use. 

Below is a description of the types of information that we may receive directly from you. 

“Identity Data” includes first name, last name, email address, address and telephone numbers. 

“Company Data” includes business name, contact information, company location data, address, category of services provided, type of business, VAT numbers, number Chamber of commerce, etc.  

“Call Recording Data” includes information collected when recording telephone calls which you make to us or receive from us. 

“Financial Data” includes bank account and payment card details, which may include the Bank Identification Number (BIN) and the last four digits of the card number, the card type, postcode, expiry date or country of issue. 

“Job Application Data” includes your contact information (including name, postal address, email address and phone number), job history, curriculum vitae, contact details of your referees and any other personal information you choose to submit along with your application when applying for a job at Teya. For further information please see our recruitment privacy notice. 

“Other Information” you choose to provide. You may choose to provide other information, such as different types of content (e.g., photographs, articles, comments), content you make available through our live web chat function or through social media accounts or memberships with third parties, or any other information you want to share with us. 

We also get data from the devices you use when you interact with our systems, like your location or information about the device you’re using. 

“Technical Data” includes information we obtain from your device or browser (such as IP address, your login data, version and device identifiers, time zone setting and location, browser plug-in types and versions and operating system) as well as how you use our website. We may automatically collect Technical and Usage Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using server logs and other similar technologies. We may also receive data about you if you visit other websites employing our cookies. 

“Commercial Data” includes information about the products and services you sell e.g., inventory, pricing and other data and information about your payment transactions e.g., when and where the transactions occur, a description of the transactions, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and payment methods used to complete the transactions. 

We also need to check that you are eligible for the services you want to use, to assess your identity (“know your customer”) and confirm that you are allowed to use our services legally (“due diligence”), and to protect your data and our services from potentially fraudulent activities which may put you and your money at risk. To do this, we may collect data about you from companies that help us verify your identity, do a credit check, prevent fraud or assess risk, which we refer to as “External Data”. 

“Background Data” includes Identity Data from publicly availably sources such as the company registrar and the electoral register in your country, as well as data from search information providers and third-party websites such as the UK’s Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google. 

“Due Diligence Data” includes any such information that we may need to comply with anti-money laundering or similar legislation, such as identification documents (identity cards, passports or equivalent), pictures of yourself or other information that we may be required to collect to verify your identity. 

“Fraud Data” account or credit-related information with any credit reporting agency or credit bureau. We also obtain information about your customers on your behalf as your service provider when they transact with you or otherwise when you request that we do so. We call this information “Customer Data”. We process Customer Data when they interact with you through your use of the Services, for instance when they make a payment at your establishment, or schedule an appointment, or receive an invoice from you. The particular Customer Data we collect will vary depending on your location, which Services you use and how you use them. Your Customers’ Data may include: 

“Customer Device Data” includes information about your customer's device, including hardware model, operating system and version, device name, unique device identifier, mobile network information, and information about the device's interaction with our Services. 

“Customer Financial Data” includes bank account and payment card numbers. 

“Customer Identification Data” includes first name and last name. 

“Customer Transaction and Refund Data” When your customers use our Services to make or record payments to you, we collect information about when and where the transactions occur, the names of the transacting parties, a description of the transactions which may include item-level data, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and the devices and payment methods used to complete the transactions. 

We use Customer Data as part of our contractual obligation to provide the Services you request to you. 

It is your responsibility to obtain any necessary permission for us to process Customer Data in the manner envisaged in this Notice so that we can provide you with the Services requested by you. 

3. Lawful bases for processing your personal data 

We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances: 

• for the performance of a contract we are about to enter into, or have entered into with you; 

• where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests. We consider and try to balance the possible potential effects (positive or negative) and your rights before processing your personal data for our legitimate interests; and 

• where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to. 

  
  

  Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than some cases  when i) sending direct marketing communications to you via email or text message, and, ii) and when we use cookies and similar tracking technologies. You have the right to withdraw consent at any time.  

  
  

  Note that we may process your personal data relied on more than one lawful base depending on the specific purpose(s) for which we are using your personal data. 

4. Purposes for which we will use your personal data 

We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data. 

To register you as a new customer. 

If you are using one of our Services (either as our customer or a customer of our customer), to:  

• facilitate a transaction, 

• help you track settlements and monitor transactions in real-time,  

• provide a cash advance service,  

• create reports and analytics,  

• create a dashboard, and/or 

• facilitate inventory management. 

To manage our arrangement with you, including: (a) managing payments, fees and charges; (b) collecting and recovering money owed to us.

To provide the live chat function on our website to answer any enquiries from users regarding our Services. 

To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data). 

To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you. 

To use data analytics to improve our website, Services, marketing, customer relationships and experiences. 

To make suggestions and recommendations to you about Services that may be of interest to you. 

To comply with laws and to respond to and comply with requests from the government, regulators and other third parties with legal authority, including but not limited to: anti-money laundering, fraud, anti-terrorism, anti-slavery or similar legislations. 

To investigate, detect and prevent fraud or crime. 

To exercise or defend legal claims. 

To consider your application for a job (please see our Recruitment Privacy Notice for further information). 

To manage our relationship, including asking you to leave a review or complete a survey.  

5. Marketing 

We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We may use your Identity and Technical Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which Services and offers may be relevant for you (“Marketing and Communications Data”). 

You would receive marketing communications if you purchased similar goods or services or have been in contact with us about similar goods or services. We would also send you marketing communications when you have given your consent for us to do so. 

You can ask us to stop sending you marketing messages by contacting us at any time via this contact form.

6. Disclosures of your personal data 

We may share the personal information described in section 2 for the purposes set out in section 4 with the following service providers and third parties: 

Service providers who provide IT and system administration services. 

Credit card networks and payment networks such as Visa and Mastercard. 

Professional advisers who legitimately need to have access to the personal data for a business need. 

Regulators and other authorities who require reporting of processing activities in certain circumstances. 

Third parties whom we engage with in order to facilitate our contract with you. 

Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this Notice. 

Your personal information may be shared with the companies within our group. We share information with them, so they can assist us in providing services to you and to understand more about you. 

In instances where we partner with third parties to provide our products, the data shared may be disclosed to the third party by any Teya Group company beyond the entity you may have directly contracted with. 

All Teya Group companies have a legitimate business interest (i.e., to provide a complementary or related service for your business) in accessing the data and may do so for the purposes and in the way described in this Notice. Teya Group companies shall be taken to include any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with from time to time, whether located in or outside of the United Kingdom. When we transmit data between our group entities located inside and outside of the EEA, this sharing is governed by our intra-group data sharing and processing agreement which is drafted in compliance with the GDPR and includes the relevant safeguards necessary for transfers outside the EEA. 

We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and, unless otherwise notified to you, only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions. 

7. International Transfers

Many of our external third parties are based outside the EEA or the UK so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA or the UK. 

Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we will take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, by entering into appropriate contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future. We will also carry out a risk assessment of the laws and practices of the destination country to identify any technical and organisational measures that need to be put in place to ensure that your personal information is fully protected when transferred to that country. 

8. Data security 

Data security is extremely important to us, and we have put in place appropriate security measures (such as encryption, confidentiality obligations of our personnel, log-in records, vulnerability testing etc,) to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. 

We have put in place procedures and incident management policies to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so. 

9. How long we retain your information 

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including the purpose of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements. 

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the relevant laws, amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements. 

In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes. 

10. Automated decision making 

We may sometimes use systems to make automated decisions about you or your business to provide you with a better and safer experience. We may use information that we already have or that we can collect from third parties. We may use automated decision making to: 

Approve or deny your applications for some of our services or products. 

Determine pricing and rates for some of our services, for example access to credit. 

Provide you with tailored offers. Detect fraud and comply with anti-money laundering legislation. 

You can object to automated decision making and ask that a person reviews it. 

11. Your legal rights 

Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your Personal Data. You have the right to: 

Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it. 

Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected. 

Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. 

Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party). 

Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (c) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it. 

Request the transfer of your personal data to a third party. We will provide to the third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format. 

Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your Personal Data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent. 

Right for you not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via this contact form.

No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances. 

What we may need from you is specific information to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). 

Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than one month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated. 

12. Changes to this Notice and your duty to inform us of changes 

Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time, but will not reduce the level of privacy protection contained herein. If changes are significant, we will provide a more prominent notice (including, for certain services, email notification of Privacy Notice changes). 

13. Third-party links 

This website may include links to third-party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third-party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit. 

Please refer also to our Cookie Policy which explains the use of cookies on our website. 

14. Contact 

If you have any questions about the Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 11, please contact us via this contact form, or by writing to us at Third Floor, 20 Old Bailey, London, United Kingdom, EC4M 7AN (FAO: Teya – Data Privacy Team). Our DPO, together with our data protection team, will deal with them.  

15. Complaints 

If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us via this contact form.

You can also complain to the relevant Data Protection Authority if you are unhappy with how we have used your data. 

16. Specific Teya services

The following privacy notices provide additional information about some Teya products.