Upozornění na ochranu osobních údajů
Poslední aktualizace materiálu: 18. října 2024
Pro vaše pohodlí jsme poskytli překlad této stránky. Tento překlad slouží pouze pro informační účely a závaznou verzí této stránky je verze v anglickém jazyce, která je k dispozici níže.
For your convenience, we have provided a translation of this page. This translation is for informational purposes only and the final and binding version of this page is the English version, which is available below.
Toto Oznámení o ochraně osobních údajů („Oznámení") popisuje, jak společnost Teya („Teya", „my" a „nás", jak je dále uvedeno v části 1 tohoto Oznámení) shromažďuje, používá, zveřejňuje, předává, ukládá, uchovává nebo jinak zpracovává vaše informace, když navštívíte naše webové stránky nebo se zaregistrujete ke službě Teya (souhrnně „Služby"). V tomto Oznámení naleznete konkrétní příklady toho, proč a jak používáme vaše osobní údaje. Máte-li další otázky, kontaktujte prosím našeho pověřence pro ochranu osobních údajů prostřednictvím tohoto kontaktního formuláře.
1. Kdo je váš správce?
Teya je „Správcem" vašich osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s tímto Oznámením o ochraně osobních údajů. Teya zahrnuje skupinu společností, které poskytují platební řešení a související služby fyzickým a právnickým osobám, vždy se zaměřením na malé a střední podniky. Pro účely platných právních předpisů o ochraně osobních údajů je Teya správcem vašich osobních údajů, není-li stanoveno jinak. Subjekt Teya odpovědný za vaše údaje může záviset na vašem místě pobytu a Službě, kterou u nás využíváte.
2. Údaje, které o vás shromažďujeme
Informace o vás shromažďujeme třemi způsoby: (i) když nám je poskytnete přímo, (ii) když shromažďujeme informace v době, kdy používáte Služby, a (iii) když shromažďujeme informace z jiných zdrojů. Upozorňujeme, že osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme, závisí na Službě, kterou používáte.
Níže je uveden popis typů informací, které od vás můžeme přímo obdržet.
„Identifikační údaje" zahrnují jméno, příjmení, e-mailovou adresu, adresu a telefonní čísla.
„Firemní údaje" zahrnují název společnosti, kontaktní informace, údaje o poloze společnosti, adresu, kategorii poskytovaných služeb, typ podnikání, DIČ, číslo obchodního rejstříku atd.
„Údaje ze záznamu hovorů" zahrnují informace shromážděné při záznamu telefonních hovorů, které nám voláte nebo přijímáte od nás.
„Finanční údaje" zahrnují bankovní účet a údaje o platební kartě, které mohou zahrnovat identifikační číslo banky (BIN) a poslední čtyři číslice čísla karty, typ karty, PSČ, datum vypršení platnosti nebo zemi vydání.
„Údaje o pracovní přihlášce" zahrnují vaše kontaktní informace (včetně jména, poštovní adresy, e-mailové adresy a telefonního čísla), historii zaměstnání, životopis, kontaktní údaje vašich referencí a jakékoli další osobní informace, které se rozhodnete předložit spolu se svou přihláškou při ucházení se o zaměstnání u společnosti Teya. Další informace naleznete v našem oznámení o ochraně osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání.
„Ostatní informace", které se rozhodnete poskytnout. Můžete se rozhodnout poskytnout další informace, jako jsou různé typy obsahu (např. fotografie, články, komentáře), obsah, který zpřístupníte prostřednictvím naší funkce živého webového chatu nebo prostřednictvím účtů na sociálních sítích nebo členství u třetích stran, nebo jakékoli jiné informace, které s námi chcete sdílet.
Získáváme také data ze zařízení, která používáte při interakci s našimi systémy, jako je vaše poloha nebo informace o zařízení, které používáte.
„Technické údaje" zahrnují informace, které získáváme z vašeho zařízení nebo prohlížeče (jako je IP adresa, přihlašovací údaje, verze a identifikátory zařízení, nastavení časového pásma a polohy, typy a verze zásuvných modulů prohlížeče a operační systém), jakož i způsob, jakým používáte naše webové stránky. Technické a provozní údaje o vašem zařízení, způsobu procházení a vzorcích chování můžeme shromažďovat automaticky. Tyto osobní údaje shromažďujeme pomocí serverových protokolů a dalších podobných technologií. Údaje o vás můžeme také obdržet, pokud navštívíte jiné webové stránky, které používají naše soubory cookie.
„Obchodní údaje" zahrnují informace o produktech a službách, které prodáváte, např. zásoby, ceny a další data, a informace o vašich platebních transakcích, např. kdy a kde k transakcím dochází, popis transakcí, výše platby nebo převodu, fakturační a doručovací informace a platební metody použité k dokončení transakcí.
Také potřebujeme ověřit, zda máte nárok na služby, které chcete využívat, posoudit vaši totožnost („znát svého zákazníka") a potvrdit, že máte povolení k legálnímu využívání našich služeb („náležitá péče"), a chránit vaše data a naše služby před potenciálně podvodnými aktivitami, které by mohly ohrozit vás a vaše peníze. Za tímto účelem můžeme shromažďovat údaje o vás od společností, které nám pomáhají ověřit vaši totožnost, provést úvěrovou kontrolu, předcházet podvodům nebo posoudit riziko, které označujeme jako „Externí údaje".
„Údaje o pozadí" zahrnují Identifikační údaje z veřejně dostupných zdrojů, jako je obchodní rejstřík a volební rejstřík ve vaší zemi, jakož i data od poskytovatelů vyhledávacích informací a webových stránek třetích stran, jako je britský Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
„Údaje o náležité péči" zahrnují veškeré informace, které můžeme potřebovat ke splnění povinností v oblasti boje proti praní peněz nebo podobných právních předpisů, jako jsou identifikační doklady (průkazy totožnosti, pasy nebo jejich ekvivalenty), fotografie nebo jiné informace, které můžeme být povinni shromažďovat za účelem ověření vaší totožnosti.
„Údaje o podvodech" jsou informace o účtu nebo úvěru u jakékoli úvěrové agentury nebo úvěrového úřadu. Jako váš poskytovatel služeb také získáváme informace o vašich zákaznících vaším jménem, když s vámi provádějí transakce nebo když nás o to požádáte. Tyto informace nazýváme „Zákaznická data". Zákaznická data zpracováváme, když zákazníci interagují s vámi prostřednictvím vašeho využívání Služeb, například když provedou platbu ve vašem podniku, naplánují schůzku nebo od vás obdrží fakturu. Konkrétní Zákaznická data, která shromažďujeme, se budou lišit v závislosti na vaší poloze, které Služby používáte a jak je používáte. Zákaznická data vašich zákazníků mohou zahrnovat:
„Zákaznická data o zařízení" zahrnují informace o zařízení vašeho zákazníka, včetně modelu hardwaru, operačního systému a verze, názvu zařízení, jedinečného identifikátoru zařízení, informací o mobilní síti a informací o interakci zařízení s našimi Službami.
„Zákaznická finanční data" zahrnují čísla bankovních účtů a platebních karet.
„Zákaznická identifikační data" zahrnují jméno a příjmení.
„Zákaznická transakční data a data o refundacích" – Když vaši zákazníci používají naše Služby k provádění nebo zaznamenávání plateb vám, shromažďujeme informace o tom, kdy a kde k transakcím dochází, jména smluvních stran, popis transakcí, který může zahrnovat data na úrovni položek, výše platby nebo převodu, fakturační a doručovací informace a zařízení a platební metody použité k dokončení transakcí.
Zákaznická data používáme jako součást naší smluvní povinnosti poskytovat vám vámi požadované Služby.
Je vaší odpovědností získat veškerá nezbytná oprávnění, abychom mohli zpracovávat Zákaznická data způsobem předpokládaným v tomto Oznámení, abychom vám mohli poskytnout vámi požadované Služby.
3. Právní základy pro zpracování vašich osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme používat pouze tehdy, když nám to zákon umožňuje. Nejčastěji budeme vaše osobní údaje používat v následujících případech:
pro plnění smlouvy, kterou se chystáme uzavřít nebo jsme uzavřeli s vámi;
pokud je to nezbytné pro naše oprávněné zájmy (nebo zájmy třetí strany) a vaše zájmy a základní práva tyto zájmy nepřevažují. Před zpracováním vašich osobních údajů pro naše oprávněné zájmy zvažujeme a snažíme se vyvážit možné potenciální dopady (pozitivní i negativní) a vaše práva; a
pokud musíme splnit právní nebo regulační povinnost, které podléháme.
Obecně se nespoléháme na souhlas jako právní základ pro zpracování vašich osobních údajů, s výjimkou případů, kdy i) zasíláme vám přímá marketingová sdělení e-mailem nebo textovou zprávou, a ii) kdy používáme soubory cookie a podobné technologie. Máte právo kdykoli odvolat souhlas.
Upozorňujeme, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě více než jednoho právního základu v závislosti na konkrétním účelu (účelech), pro které vaše osobní údaje používáme.
4. Účely, pro které budeme používat vaše osobní údaje
Níže uvádíme popis všech účelů, pro které budeme zpracovávat vaše osobní údaje.
Registrace jako nový zákazník.
Pokud používáte jednu z našich Služeb (ať už jako náš zákazník nebo zákazník našeho zákazníka), abychom:
usnadnili transakci,
pomohli vám sledovat vyrovnání a sledovat transakce v reálném čase,
poskytli vám zálohu nebo úvěrovou Službu,
vytvářeli zprávy a analýzy,
vytvořili řídicí panel a/nebo
usnadnili správu zásob.
Správa našeho vztahu s vámi, včetně: (a) správy plateb, poplatků a nákladů; (b) inkasa a vymáhání dlužných částek.
Poskytování funkce živého chatu na našich webových stránkách za účelem zodpovídání dotazů uživatelů týkajících se našich Služeb.
Správa a ochrana našeho podnikání a těchto webových stránek (včetně odstraňování problémů, analýzy dat, testování, údržby systému, podpory, reportingu a hostingu dat).
Zobrazování relevantního obsahu webových stránek a reklam a měření nebo porozumění účinnosti reklam, které vám zobrazujeme.
Využívání datové analytiky ke zlepšení našich webových stránek, Služeb, marketingu, vztahů se zákazníky a jejich zkušeností.
Navrhování a doporučování Služeb, které by vás mohly zajímat.
Dodržování zákonů a reakce na žádosti vlády, regulátorů a dalších třetích stran s právní autoritou a jejich splnění, včetně, ale nikoli výhradně: právních předpisů v oblasti boje proti praní peněz, podvodů, terorismu, otroctví nebo podobných předpisů.
Vyšetřování, odhalování a předcházení podvodům nebo trestné činnosti.
Uplatňování nebo obhajoba právních nároků.
Posouzení vaší žádosti o zaměstnání (další informace naleznete v našem Oznámení o ochraně osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání).
Správa našeho vztahu, včetně žádosti o zanechání recenze nebo vyplnění průzkumu.
5. Marketing
Snažíme se vám poskytnout možnosti týkající se určitých způsobů použití osobních údajů, zejména v oblasti marketingu a reklamy. Vaše Identifikační a Technické údaje můžeme použít k vytvoření názoru na to, co si myslíme, že chcete nebo potřebujete, nebo co by vás mohlo zajímat. Takto rozhodujeme, které Služby a nabídky mohou být pro vás relevantní („Marketingová a komunikační data").
Marketingová sdělení byste obdrželi, pokud jste zakoupili podobné zboží nebo služby nebo jste nás kontaktovali ohledně podobného zboží nebo služeb. Marketingová sdělení vám také zasíláme, když jste nám k tomu udělili souhlas.
Zasílání marketingových zpráv nám můžete kdykoli zastavit prostřednictvím tohoto kontaktního formuláře.
6. Zveřejňování vašich osobních údajů
Osobní informace popsané v části 2 můžeme sdílet pro účely uvedené v části 4 s následujícími poskytovateli služeb a třetími stranami:
Poskytovatelé služeb, kteří poskytují IT a správu systémů.
Sítě platebních karet a platební sítě, jako jsou Visa a Mastercard.
Odborní poradci, kteří mají legitimní potřebu přístupu k osobním údajům pro obchodní účely.
Regulátoři a další orgány, které za určitých okolností vyžadují hlášení o zpracovatelských činnostech.
Třetí strany, se kterými spolupracujeme za účelem plnění naší smlouvy s vámi a/nebo za účelem zlepšení kvality našich produktů a Služeb.
Třetí strany, kterým se můžeme rozhodnout prodat, převést nebo sloučit části našeho podnikání nebo našich aktiv. Alternativně můžeme usilovat o akvizici jiných podniků nebo jejich sloučení. Pokud dojde ke změně v našem podnikání, noví majitelé mohou vaše osobní údaje používat stejným způsobem, jak je uvedeno v tomto Oznámení.
Zapojení poskytovatelů služeb a partnerů za účelem provádění kontrol „Znát svého zákazníka" nebo zpracování vašich osobních údajů naším jménem, a to v rámci přísných smluvních závazků a záruk ochrany osobních údajů.
Osobní informace, které jsme od vás shromáždili, mohou být sdíleny s agenturami pro prevenci podvodů, které je použijí k prevenci podvodů a praní peněz a k ověření vaší totožnosti. Pokud bude zjištěn podvod, mohou vám být odepřeny určité služby, finance nebo zaměstnání. Další podrobnosti o tom, jak budou vaše informace používány námi a těmito agenturami pro prevenci podvodů, a vaše práva na ochranu osobních údajů lze zjistit kontaktováním Týmu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti o tomto týmu jsou uvedeny v části 14.
Vaše osobní informace můžeme sdílet s úvěrovými referenčními agenturami. To nám pomáhá ověřit vaši totožnost, posoudit úvěruschopnost, předcházet podvodům a splnit naše zákonné povinnosti. Informace, které poskytneme, mohou být těmito agenturami použity také pro analytické a statistické účely, jakož i pro vytvoření a udržování úvěrových profilů pro vás a ostatní.
Vaše osobní informace mohou být sdíleny se společnostmi v rámci naší skupiny. Sdílíme s nimi informace, aby nám mohly pomáhat při poskytování služeb vám a aby lépe porozuměly vám.
V případech, kdy spolupracujeme s třetími stranami na poskytování našich produktů, mohou být sdílená data zveřejněna třetí straně jakoukoli společností skupiny Teya, a to i mimo subjekt, se kterým jste přímo uzavřeli smlouvu.
Všechny společnosti skupiny Teya mají legitimní obchodní zájem (tj. poskytovat doplňkovou nebo související službu pro vaše podnikání) na přístupu k datům a mohou tak činit pro účely a způsobem popsaným v tomto Oznámení. Společnosti skupiny Teya zahrnují jakýkoli subjekt, který přímo nebo nepřímo kontroluje, je kontrolován nebo je pod společnou kontrolou, a to kdykoli, bez ohledu na to, zda se nachází ve Spojeném království nebo mimo něj. Při přenosu dat mezi subjekty naší skupiny nacházejícími se uvnitř a vně EHP se toto sdílení řídí naší skupinovou smlouvou o sdílení a zpracování dat, která je vypracována v souladu s GDPR a zahrnuje nezbytné záruky pro přenosy mimo EHP.
Vyžadujeme, aby všechny třetí strany respektovaly bezpečnost vašich osobních údajů a nakládaly s nimi v souladu se zákonem. Neumožňujeme našim externím poskytovatelům služeb používat vaše osobní údaje pro vlastní účely a, není-li vám oznámeno jinak, povolujeme jim zpracovávat vaše osobní údaje pouze pro stanovené účely a v souladu s našimi pokyny.
7. Mezinárodní přenosy
Mnoho našich externích třetích stran sídlí mimo EHP nebo Spojené království, takže jejich zpracování vašich osobních údajů bude zahrnovat přenos dat mimo EHP nebo Spojené království.
Kdykoli přenášíme vaše osobní údaje mimo EHP, přijmeme přiměřené kroky k zajištění bezpečnosti vašich osobních údajů, včetně případného uzavření příslušných smluvních podmínek s přijímající stranou mimo Spojené království nebo EHP, jako jsou standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí nebo vydané Úřadem komisaře pro informace Spojeného království (podle toho, co je relevantní) nebo jakékoli jiné schválené mechanismy, které nám mohou být v budoucnu dostupné. Provedeme také posouzení rizik zákonů a praxe cílové země, abychom identifikovali technická a organizační opatření, která je třeba zavést, aby byly vaše osobní informace při přenosu do této země plně chráněny.
8. Zabezpečení dat
Zabezpečení dat je pro nás nesmírně důležité a zavedli jsme vhodná bezpečnostní opatření (jako je šifrování, povinnosti mlčenlivosti našich zaměstnanců, záznamy přihlášení, testování zranitelností atd.), abychom zabránili náhodnému ztrátě, použití nebo neoprávněnému přístupu, změně nebo zveřejnění vašich osobních údajů. Kromě toho omezujeme přístup k vašim osobním údajům na zaměstnance, agenty, smluvní partnery a jiné třetí strany, které to potřebují z obchodních důvodů.
Zavedli jsme postupy a politiky správy incidentů pro řešení jakéhokoli podezřelého porušení ochrany osobních údajů a v případě, že jsme to právně povinni, vás a příslušný regulační orgán o takovém porušení informujeme.
9. Jak dlouho uchováváme vaše informace
Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které jsme je shromáždili, včetně účelu splnění jakýchkoli zákonných, účetních nebo výkazových požadavků.
Při určování vhodné doby uchovávání osobních údajů zvažujeme příslušné zákony, množství, povahu a citlivost osobních údajů, potenciální riziko poškození v důsledku neoprávněného použití nebo zveřejnění vašich osobních údajů, účely, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, a zda těchto účelů lze dosáhnout jinými prostředky, jakož i příslušné zákonné požadavky.
Za určitých okolností můžeme vaše osobní údaje anonymizovat (aby je již nebylo možné přiřadit k vám) pro výzkumné nebo statistické účely.
10. Automatizované rozhodování a využití umělé inteligence (AI)
Někdy můžeme používat systémy k automatizovanému rozhodování o vás nebo vašem podnikání, abychom vám poskytli lepší a bezpečnější zkušenost. Můžeme používat informace, které již máme, nebo které můžeme shromažďovat od třetích stran. Automatizované rozhodování můžeme používat k:
Schválení nebo zamítnutí vašich žádostí o některé naše služby nebo produkty.
Určení cen a sazeb za některé naše služby, například přístup k úvěru.
Poskytování přizpůsobených nabídek. Detekce podvodů a dodržování právních předpisů v oblasti boje proti praní peněz.
Můžete vznést námitku proti automatizovanému rozhodování a požádat o přezkoumání osobou.
Nepoužíváme AI k automatizovanému rozhodování o vás. Nicméně spolupracujeme s třetími stranami a poskytovateli služeb, kteří mohou mít funkce AI, a proto zpracovávají vaše osobní údaje pomocí AI. Zveřejňování třetím stranám a poskytovatelům služeb je uvedeno v části 6 výše.
11. Vaše zákonná práva
Za určitých okolností máte práva podle právních předpisů o ochraně osobních údajů ve vztahu k vašim osobním údajům. Máte právo na:
Přístup k vašim osobním údajům (běžně označováno jako „žádost subjektu údajů o přístup"). To vám umožní obdržet kopii osobních údajů, které o vás uchováváme, a ověřit, zda je zpracováváme zákonně.
Opravu osobních údajů, které o vás uchováváme. To vám umožní opravit jakékoli neúplné nebo nepřesné údaje, které o vás uchováváme.
Výmaz vašich osobních údajů. To vám umožní požádat nás o smazání nebo odstranění osobních údajů, pokud neexistuje dobrý důvod pro pokračování v jejich zpracování.
Námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud se opíráme o oprávněný zájem (nebo zájem třetí strany).
Omezení zpracování vašich osobních údajů. To vám umožní požádat nás o pozastavení zpracování vašich osobních údajů v následujících scénářích: (a) pokud chcete, abychom ověřili přesnost údajů; (b) pokud potřebujete, abychom údaje uchovávali, i když je již nepotřebujeme, protože je potřebujete ke stanovení, výkonu nebo obhajobě právních nároků; nebo (c) jste vznesli námitku proti použití vašich dat, ale my potřebujeme ověřit, zda máme převažující oprávněné důvody pro jejich použití.
Přenos vašich osobních údajů třetí straně. Poskytnutí vašich osobních údajů třetí straně, kterou jste si vybrali, ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu.
Odvolání souhlasu kdykoli, kdy se opíráme o souhlas se zpracováním vašich osobních údajů. To však nebude mít vliv na zákonnost jakéhokoli zpracování provedeného před odvoláním vašeho souhlasu. Pokud odvoláte souhlas, nemusíme být schopni vám poskytnout určité produkty nebo služby. V takovém případě vás o tom budeme informovat v okamžiku, kdy souhlas odvoláte.
Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má právní účinky týkající se vás nebo vás podobně významně ovlivňuje. Pokud si přejete uplatnit některé z výše uvedených práv, kontaktujte nás prosím prostřednictvím tohoto kontaktního formuláře.
Poplatek se obvykle nevyžaduje za přístup k vašim osobním údajům (nebo za uplatnění jakýchkoli jiných práv). Můžeme však účtovat přiměřený poplatek, pokud je vaše žádost zjevně neopodstatněná, opakující se nebo nepřiměřená. Alternativně můžeme v těchto případech odmítnout vyhovět vaší žádosti.
Co od vás možná budeme potřebovat jsou konkrétní informace, které nám pomohou ověřit vaši totožnost a zajistit vaše právo na přístup k vašim osobním údajům (nebo na uplatnění jakýchkoli jiných práv).
Lhůta pro odpověď v případě oprávněných žádostí je jeden měsíc. Příležitostně nám může trvat déle než jeden měsíc, pokud je vaše žádost obzvláště složitá nebo pokud jste podali více žádostí. V takovém případě vás budeme informovat a průběžně aktualizovat.
12. Změny tohoto Oznámení a vaše povinnost informovat nás o změnách
Teya si vyhrazuje právo kdykoli změnit, upravit nebo doplnit toto Oznámení, ale nesníží úroveň ochrany soukromí v něm obsaženou. Pokud budou změny významné, poskytneme výraznější upozornění (včetně, pro určité služby, e-mailové oznámení o změnách Oznámení o ochraně osobních údajů).
13. Odkazy na třetí strany
Tyto webové stránky mohou obsahovat odkazy na webové stránky, zásuvné moduly a aplikace třetích stran. Kliknutím na tyto odkazy nebo povolením těchto připojení může třetím stranám umožnit shromažďovat nebo sdílet data o vás. Tyto webové stránky třetích stran nekontrolujeme a neodpovídáme za jejich prohlášení o ochraně soukromí. Když opustíte naše webové stránky, doporučujeme vám přečíst si oznámení o ochraně osobních údajů každých webových stránek, které navštívíte.
Přečtěte si také naše Oznámení o souborech cookie, které vysvětluje používání souborů cookie na našich webových stránkách.
14. Kontakt
Máte-li jakékoli dotazy týkající se Oznámení nebo si přejete uplatnit svá práva uvedená v části 11, kontaktujte nás prosím prostřednictvím tohoto kontaktního formuláře nebo nám napište na adresu 41 Lothbury, London, United Kingdom, EC2R 7HF (FAO: Teya – Data Privacy Team). Náš pověřenec pro ochranu osobních údajů spolu s naším týmem pro ochranu osobních údajů se jimi bude zabývat.
15. Stížnosti
Máte-li jakékoli obavy ohledně našeho používání vašich osobních informací, můžete nám podat stížnost prostřednictvím tohoto kontaktního formuláře.
Stížnost můžete také podat příslušnému úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme nakládali s vašimi osobními údaji.
16. Specifické služby Teya
Následující oznámení o ochraně osobních údajů poskytují další informace o některých produktech Teya.
Last material update: 18 October 2024
This Privacy Notice (“Notice”) describes how Teya (“Teya”, “we” and “us” and as further set out in section 1 of this Notice), collects, uses, discloses, transfers, stores, retains or otherwise processes your information when you visit our websites or sign up for a Teya service (collectively, “Services”). Within this Notice you will find some specific examples of why and how we use your personal information. If you have further questions, please get in touch with our Data Privacy Officer via this contact form.
1. Who's your controller?
Teya is the “Data Controller” of your personal information that is processed in connection with this Privacy Notice. Teya encompasses a range of companies who provide payments solutions and related services to individuals and legal entities, always focused on small and medium sized businesses. For the purposes of the applicable data protections laws, Teya is the data controller of your personal data unless otherwise specified. The Teya entity responsible for your data may depend on your location and the Service you use with us.
2. The data we collect about you
We collect information about you in three ways: (i) when you provide it to us directly, (ii) when we gather information while you are using the Services, and (iii) when we collect information from other sources. Please note that the personal data we collect, and process depend on the Service you use.
Below is a description of the types of information that we may receive directly from you.
“Identity Data” includes first name, last name, email address, address and telephone numbers.
“Company Data” includes business name, contact information, company location data, address, category of services provided, type of business, VAT numbers, number Chamber of commerce, etc.
“Call Recording Data” includes information collected when recording telephone calls which you make to us or receive from us.
“Financial Data” includes bank account and payment card details, which may include the Bank Identification Number (BIN) and the last four digits of the card number, the card type, postcode, expiry date or country of issue.
“Job Application Data” includes your contact information (including name, postal address, email address and phone number), job history, curriculum vitae, contact details of your referees and any other personal information you choose to submit along with your application when applying for a job at Teya. For further information please see our recruitment privacy notice.
“Other Information” you choose to provide. You may choose to provide other information, such as different types of content (e.g., photographs, articles, comments), content you make available through our live web chat function or through social media accounts or memberships with third parties, or any other information you want to share with us.
We also get data from the devices you use when you interact with our systems, like your location or information about the device you’re using.
“Technical Data” includes information we obtain from your device or browser (such as IP address, your login data, version and device identifiers, time zone setting and location, browser plug-in types and versions and operating system) as well as how you use our website. We may automatically collect Technical and Usage Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using server logs and other similar technologies. We may also receive data about you if you visit other websites employing our cookies.
“Commercial Data” includes information about the products and services you sell e.g., inventory, pricing and other data and information about your payment transactions e.g., when and where the transactions occur, a description of the transactions, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and payment methods used to complete the transactions.
We also need to check that you are eligible for the services you want to use, to assess your identity (“know your customer”) and confirm that you are allowed to use our services legally (“due diligence”), and to protect your data and our services from potentially fraudulent activities which may put you and your money at risk. To do this, we may collect data about you from companies that help us verify your identity, do a credit check, prevent fraud or assess risk, which we refer to as “External Data”.
“Background Data” includes Identity Data from publicly availably sources such as the company registrar and the electoral register in your country, as well as data from search information providers and third-party websites such as the UK’s Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
“Due Diligence Data” includes any such information that we may need to comply with anti-money laundering or similar legislation, such as identification documents (identity cards, passports or equivalent), pictures of yourself or other information that we may be required to collect to verify your identity.
“Fraud Data” account or credit-related information with any credit reporting agency or credit bureau. We also obtain information about your customers on your behalf as your service provider when they transact with you or otherwise when you request that we do so. We call this information “Customer Data”. We process Customer Data when they interact with you through your use of the Services, for instance when they make a payment at your establishment, or schedule an appointment, or receive an invoice from you. The particular Customer Data we collect will vary depending on your location, which Services you use and how you use them. Your Customers’ Data may include:
“Customer Device Data” includes information about your customer's device, including hardware model, operating system and version, device name, unique device identifier, mobile network information, and information about the device's interaction with our Services.
“Customer Financial Data” includes bank account and payment card numbers.
“Customer Identification Data” includes first name and last name.
“Customer Transaction and Refund Data” When your customers use our Services to make or record payments to you, we collect information about when and where the transactions occur, the names of the transacting parties, a description of the transactions which may include item-level data, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and the devices and payment methods used to complete the transactions.
We use Customer Data as part of our contractual obligation to provide the Services you request to you.
It is your responsibility to obtain any necessary permission for us to process Customer Data in the manner envisaged in this Notice so that we can provide you with the Services requested by you.
3. Lawful bases for processing your personal data
We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:
for the performance of a contract we are about to enter into, or have entered into with you;
where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests. We consider and try to balance the possible potential effects (positive or negative) and your rights before processing your personal data for our legitimate interests; and
where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to.
Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than some cases when i) sending direct marketing communications to you via email or text message, and, ii) when we use cookies and similar technologies. You have the right to withdraw consent at any time.
Note that we may process your personal data relied on more than one lawful base depending on the specific purpose(s) for which we are using your personal data.
4. Purposes for which we will use your personal data
We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data.
To register you as a new customer.
If you are using one of our Services (either as our customer or a customer of our customer), to:
facilitate a transaction,
help you track settlements and monitor transactions in real-time,
provide you with a cash advance or credit Service,
create reports and analytics,
create a dashboard, and/or
facilitate inventory management.
To manage our arrangement with you, including: (a) managing payments, fees and charges; (b) collecting and recovering money owed to us.
To provide the live chat function on our website to answer any enquiries from users regarding our Services.
To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data).
To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you.
To use data analytics to improve our website, Services, marketing, customer relationships and experiences.
To make suggestions and recommendations to you about Services that may be of interest to you.
To comply with laws and to respond to and comply with requests from the government, regulators and other third parties with legal authority, including but not limited to: anti-money laundering, fraud, anti-terrorism, anti-slavery or similar legislations.
To investigate, detect and prevent fraud or crime.
To exercise or defend legal claims.
To consider your application for a job (please see our Recruitment Privacy Notice for further information).
To manage our relationship, including asking you to leave a review or complete a survey.
5. Marketing
We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We may use your Identity and Technical Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which Services and offers may be relevant for you (“Marketing and Communications Data”).
You would receive marketing communications if you purchased similar goods or services or have been in contact with us about similar goods or services. We would also send you marketing communications when you have given your consent for us to do so.
You can ask us to stop sending you marketing messages by contacting us at any time via this contact form.
6. Disclosures of your personal data
We may share the personal information described in section 2 for the purposes set out in section 4 with the following service providers and third parties:
Service providers who provide IT and system administration services.
Credit card networks and payment networks such as Visa and Mastercard.
Professional advisers who legitimately need to have access to the personal data for a business need.
Regulators and other authorities who require reporting of processing activities in certain circumstances.
Third parties whom we engage with in order to facilitate our contract with you and/or to improve the quality of our products and Services to you.
Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this Notice.
Engagement of service providers and partners in order to conduct Know Your Customer checks or process your personal data on our behalf, under strict contractual obligations and data protection safeguards.
The personal information we have collected from you may be shared with fraud prevention agencies who will use it to prevent fraud and money-laundering and to verify your identity. If fraud is detected, you could be refused certain services, finance, or employment. Further details of how your information will be used by us and these fraud prevention agencies, and your data protection rights, can be found by contacting the Data Privacy Team. Details of this team can be found under section 14.
We may share your personal information with credit reference agencies. This helps us to check your identity, assess creditworthiness, prevent fraud, and meet our legal obligations. The information we provide may also be used by these agencies for analytical and statistical purposes, as well as to create and maintain credit profiles for you and others.
Your personal information may be shared with the companies within our group. We share information with them, so they can assist us in providing services to you and to understand more about you.
In instances where we partner with third parties to provide our products, the data shared may be disclosed to the third party by any Teya Group company beyond the entity you may have directly contracted with.
All Teya Group companies have a legitimate business interest (i.e., to provide a complementary or related service for your business) in accessing the data and may do so for the purposes and in the way described in this Notice. Teya Group companies shall be taken to include any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with from time to time, whether located in or outside of the United Kingdom. When we transmit data between our group entities located inside and outside of the EEA, this sharing is governed by our intra-group data sharing and processing agreement which is drafted in compliance with the GDPR and includes the relevant safeguards necessary for transfers outside the EEA.
We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and, unless otherwise notified to you, only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions.
7. International Transfers
Many of our external third parties are based outside the EEA or the UK so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA or the UK.
Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we will take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, by entering into appropriate contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future. We will also carry out a risk assessment of the laws and practices of the destination country to identify any technical and organisational measures that need to be put in place to ensure that your personal information is fully protected when transferred to that country.
8. Data security
Data security is extremely important to us, and we have put in place appropriate security measures (such as encryption, confidentiality obligations of our personnel, log-in records, vulnerability testing etc,) to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.
We have put in place procedures and incident management policies to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.
9. How long we retain your information
We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including the purpose of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the relevant laws, amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes.
10. Automated decision making and use of Artificial Intelligence (AI)
We may sometimes use systems to make automated decisions about you or your business to provide you with a better and safer experience. We may use information that we already have or that we can collect from third parties. We may use automated decision making to:
Approve or deny your applications for some of our services or products.
Determine pricing and rates for some of our services, for example access to credit.
Provide you with tailored offers. Detect fraud and comply with anti-money laundering legislation.
You can object to automated decision making and ask that a person reviews it.
We do not use AI to make automated decisions about you. However, we engage with third parties and service providers which may have AI features and therefore process your personal data using AI. The disclosures we make to third parties and service providers are outlined in section 6 above.
11. Your legal rights
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your Personal Data. You have the right to:
Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected.
Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it.
Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party).
Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (c) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.
Request the transfer of your personal data to a third party. We will provide to the third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format.
Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your Personal Data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.
Right for you not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via this contact form.
No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
What we may need from you is specific information to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights).
Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than one month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
12. Changes to this Notice and your duty to inform us of changes
Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time, but will not reduce the level of privacy protection contained herein. If changes are significant, we will provide a more prominent notice (including, for certain services, email notification of Privacy Notice changes).
13. Third-party links
This website may include links to third-party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third-party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit.
Please refer also to our Cookie Notice which explains the use of cookies on our website.
14. Contact
If you have any questions about the Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 11, please contact us via this contact form, or by writing to us at 41 Lothbury, London, United Kingdom, EC2R 7HF (FAO: Teya – Data Privacy Team). Our DPO, together with our data protection team, will deal with them.
15. Complaints
If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us via this contact form.
You can also complain to the relevant Data Protection Authority if you are unhappy with how we have used your data.
16. Specific Teya services
The following privacy notices provide additional information about some Teya products.