Ef greiðsluterminal virkar ekki getur það stöðvað reksturinn, pirrað viðskiptavini og kostað þig sölu. Sem betur fer er hægt að leysa mörg algeng vandamál með einfaldri bilanaleit.

Þessi ítarlegi leiðarvísir býður upp á hagnýtar lausnir við tíðum vandamálum sem koma upp í posum, allt frá tengingarvillum til bilana við kortalestur. Þannig er hægt að tryggja áreiðanlega greiðsluvinnslu og að koma rekstrinum aftur í gang eins fljótt og auðið er.

Útskýring á greiðsluterminal í stuttu máli

Greiðsluterminal, einnig þekkt sem posi eða sölustaður (POS), er tæki sem les upplýsingar um greiðslukort viðskiptavinar og hefur samskipti við bankann til að vinna úr færslu. Þetta er mikilvægur hlekkur sem gerir þér kleift að taka við snertilausum greiðslum, til dæmis, með kredit- og debetkortum á öruggan hátt.

Þessi tækni hefur batnað mikið frá gömlu handprentunarvélunum. Nútímaposar eru háþróuð greiðslutæki sem geta meðhöndlað ýmsa greiðslumáta, þar á meðal:

• Kort og PIN-númer (EMV): Viðskiptavinurinn setur kortið sitt í vélina og slær inn PIN-númerið sitt. Þetta er mjög örugg aðferð sem dulkóðar færslugögn.

• Snertilaus greiðsla (NFC): Viðskiptavinir geta einfaldlega fært kortið sitt að posanum eða notað snjallsímann eða snjallúrið á posann til að greiða. Þetta er fullkomið fyrir minni færslur.

• Segulrönd: Hefðbundin aðferð til að strjúka korti í gegnum ppsa, sem er enn notuð til vara.

Algeng vandamál með greiðsluterminal

Hér eru algengustu bilanirnar sem viðskiptavinir okkar lenda í.

1. Tengingarvandamál

Þetta er líklega algengasta vandamálið með greiðsluterminal. Tengingarvandamál koma upp þegar posinn þinn getur ekki átt samskipti við netþjóna aðilans sem vinnur úr greiðslunni og heimilar færslu. Þú gætir séð villuboð eins og „Tengingarvilla“, „Netþjónn svarar ekki“ eða „Færsla rann út á tíma“. Færslur geta tekið óvenju langan tíma eða mistekist alveg. Þessi vandamál tengjast oft internettengingunni þinni, hvort sem þú ert að nota Wi-Fi, ethernet-snúru eða gagnanet fyrir farsíma (4G/5G).

2. Villur í kortalestri

Villur í kortalestri eiga sér stað þegar tækið getur ekki sótt upplýsingar af korti viðskiptavinar. Þetta getur verið ótrúlega pirrandi bæði fyrir þig og viðskiptavini þína. Þú gætir séð skilaboð eins og „Villa í kortalestri“, „Ógilt kort“ eða tækið svarar einfaldlega ekki þegar kort er sett í posann, fært nálægt honum eða segulröndinni strokið í gegnum posann. Þessi tegund vandamála getur stafað af óhreinum eða skemmdum kortalesara í tækinu þínu, skemmdum á korti viðskiptavinar eða jafnvel notendavillu, til dæmis ef kortinu er strokið of hratt eða of hægt.

3. Hugbúnaðarvandamál

Stundum er vandamálið ekki í vélbúnaðinum eða tengingunni heldur í hugbúnaðinum í tækinu. Hugbúnaðarvillur geta komið fram á ýmsa vegu. Tölvan gæti frosið eða hætt að svara skipunum, skjárinn gæti orðið tómur eða hún klárar ekki mikilvægar aðgerðir eins og að prenta kvittanir eða að klára færslur í lok dags. Þessi vandamál geta stafað af tímabundinni villu, úreltum hugbúnaði eða minnisvandamálum í posanum sjálfum.

Úrræðaleit fyrir hvert vandamál

Nú þegar við höfum bent á algengustu vandamálin skulum við skoða hagnýtar lausnir. Eftirfarandi leiðbeiningar eru hannaðar til að hjálpa þér að leysa þessi vandamál fljótt og skilvirkt. Við mælum alltaf með að byrja á einföldustu lausninni áður en farið er yfir í flóknari skref.

1. Að leysa tengingarvandamál

Þegar posinn þinn getur ekki tengst netinu getur hann ekki unnið úr greiðslum. Þetta er alvarlegt vandamál, en lausnin er oft einföld. Fylgdu þessum skrefum til að leysa vandamál með tengingu greiðslukerfisins.

• Athugaðu villuboðin: Skilaboðin á skjánum gefa oft góða vísbendingu um hvað er að, „Ekkert Wi-Fi“ eða „LAN aftengt“, og þau benda á rót vandans.

• Endurræstu kortavélina: Elsta bragðið í bókinni getur gert kraftaverk. Þú slekkur á posanum, bíður í 30 sekúndur og kveikir svo aftur á honum. Þetta  getur leyst tímabundin vandamál og neytt hann til að endurræsa tengingu.

• Athugaðu tengingarnar: Ef þú notar ethernet-snúru skaltu ganga úr skugga um að hún sé vel tengd bæði við kortavélina (eða botn hennar) og routerinn. Skoðaðu ljósin á routernum til að ganga úr skugga um að hann sé virkur. Ef mögulegt er skaltu prófa aðra ethernet-snúru eða rafmagnssnúru til að útiloka bilaðan vélbúnað.

• Endurræstu routerinn: Ef posinn þinn tengist í gegnum Wi-Fi eða Ethernet gæti vandamálið verið í internet routernum. Taktu hann úr sambandi, bíddu í heila mínútu og tengdu hann síðan aftur. Það getur tekið routerinn nokkrar mínútur að endurræsa sig að fullu og koma á nettengingu aftur.

• Staðfestu netstillingar þínar: Ef þú ert að nota Wi-Fi skaltu fara í stillingarvalmyndina á tækinu þínu og ganga úr skugga um að það sé tengt við rétt net. Það er auðvelt að tengjast óvart neti nágrannans eða gestaneti með takmarkaðan aðgang. Þú gætir þurft að slá inn Wi-Fi lykilorðið aftur.

• Athugaðu farsímasambandið þitt: Fyrir posa sem nota farsímanet og SIM-kort skaltu athuga styrkinn á netsambandinu á skjánum. Ef sambandið er veikt skaltu prófa að færa þig á annan stað í húsinu, kannski nær glugga. Svona posar eru alveg eins og farsímar að því leyti að lélegt samband getur komið í veg fyrir tengingu.

• Hafðu samband við þjónustuveituna þína: Ef þú hefur reynt allt ofangreint og ert enn að glíma við tengingarvandamál gæti verið kominn tími til að hringja í þjónustuver söluaðila. Það gæti verið um víðtækari netbilun að ræða sem hefur áhrif á greiðslugáttina eða þetta gæti verið sérstakt vandamál hjá þér sem þarfnast tæknilegrar aðstoðar.

2. Leiðrétting á villum í kortalestri

Þegar viðskiptavinur leggur fram kortið sitt og tækið les það ekki verður úr vandræðaleg stund við afgreiðslukassann. Svona er hægt að leysa þessi vandamál með greiðsluterminal.

• Prófaðu kortið aftur: Byrjaðu á að biðja viðskiptavininn að nota kortið sitt einu sinni enn. Fyrsta tilraunin gæti hafa mistekist vegna þess að örgjörvinn fór ekki á réttan stað eða vegna þess að viðskiptavinurinn var of seinn eða of fljótur á sér með kortið.

• Athugaðu kort viðskiptavinarins: Skoðaðu kortið sjálft. Er örgjörvinn óhreinn eða rispaður? Er segulröndin úr sér gengin? Stundum liggur vandamálið hjá kortinu en ekki tækinu.

• Prófaðu aðra greiðslumáta: Spyrðu viðskiptavininn hvort hann eigi annað kort eða hvort hann geti greitt með farsímaveski eins og Apple Pay eða Google Pay. Ef annað kort eða aðferð virkar þá staðfestir það að kortið sjálft hafi verið bilað. Ef engin kort virka er posinn þinn væntanlega orsök vandans.

• Hreinsaðu posann: Ryk, óhreinindi og skítur geta safnast fyrir í kortaraufunum með tímanum og truflað lesarana.

  • Fyrir örgjörvalesarann: Það er öruggast að nota þrýstiloft til að þrífa raufina fyrir örgjörvann. Nokkrar gusur af lofti ættu að duga til. Þú getur líka notað sérstakt hreinsikort fyrir kortalesara sem er hannað til að þrífa innviði posans á öruggan máta. Ekki setja aðskotahluti eins og pappírsklemmur eða bómullarpinna í raufina þar sem það getur valdið varanlegum skemmdum.

  • Fyrir segulrandalesarann: Þú getur notað hreinsiefni fyrir kortalesara eða þurrkað varlega af með mjúkri örtrefjatusku með smá ísóprópýlalkóhóli.

• Endurræsa greiðsluterminal: Einföld endurræsing getur oft leyst tímabundnar samskiptavillur í vélbúnaði milli lesarans og aðalörgjörva posans.

• Uppfærðu hugbúnaðinn þinn: Gakktu úr skugga um að hugbúnaður posans þíns sé uppfærður. Stundum innihalda uppfærslur lagfæringar sem bæta getu hans til að lesa kort.

• Hafðu samband við þjónustuver: Ef hreinsun og endurræsing leysa ekki vandamálið og mörg kort virka ekki gæti það bent til bilunar í vélbúnaði í posanum sjálfum. Í þessu tilfelli þarftu að hafa samband við þjónustuveituna þína til að fá tæknilega aðstoð eða hugsanlega nýjan greiðsluterminal.

3. Að bregðast við hugbúnaðargöllum

Frosinn skjár eða takki sem virkar ekki getur verið jafn truflandi og tengingarvilla. Þessi vandamál eru oft innra með posanum og hægt er að leysa þau með endurstillingu eða uppfærslu.

• Framkvæma mjúka endurræsingu: Eins og með önnur vandamál er fyrsta skrefið að slökkva og kveikja á tækinu aftur. Þetta hreinsar virka minni tækisins og getur lagað margar minniháttar hugbúnaðarvillur.

• Framkvæma harða endurræsingu: Ef skjárinn er frosinn og posinn slekkur ekki eðlilega á sér gætirðu þurft að framkvæma harða endurræsingu. Þetta felur venjulega í sér að halda takkanum niðri í langan tíma (10-20 sekúndur) eða, í sumum tilfellum, að fjarlægja og setja rafhlöðuna aftur í ef þú getur komist að henni. Athugaðu alltaf leiðbeiningar framleiðanda fyrir þína gerð af posa.

• Athugaðu hvort það þurfi að uppfæra hugbúnað: Greiðsluterminal þinn er eins og lítil tölva og það þarf að uppfæra hugbúnaðinn innan í henni. Uppfærslur innihalda oft villuleiðréttingar, öryggisúrbætur og aukin afköst. Flestir posar nú til dags uppfærast sjálfkrafa, en þú getur yfirleitt athugað hvort uppfærsla sé í gangi handvirkt í gegnum stillingarvalmyndina.

• Gerðu upp núverandi færslulotu: Mjög stór, opin færslulota getur stundum hægt á posanum eða valdið vandamálum við afköst. Prófaðu að gera upp núverandi færslulotu til að hreinsa minnið. Það er góð regla að gera þetta í lok hvers viðskiptadags hvort sem er.

• Athugaðu dagsetningar- og tímastillingar: Rangar dagsetningar- og tímastillingar á posanum geta stundum valdið vandamálum varðandi heimildir fyrir færslur og hópfærslur. Gakktu úr skugga um að stillingarnar séu réttar og stilltar á staðartíma þinn.

• Íhugaðu endurstillingu aftur á verksmiðjustillingar (en hafðu varann á): Þetta ætti að vera síðasta úrræðið og þú ættir aðeins að gera þetta eftir að hafa talað við þjónustuteymi söluaðilans. Endurstilling aftur á verksmiðjustillingar mun eyða öllum stillingum og færslugögnum úr tækinu þannig að tækið verður aftur eins og þegar það kom úr kassanum. Þetta getur lagað djúpstæð hugbúnaðarvandamál en krefst þess að þú setjir tækið upp aftur frá grunni.

Fyrirbyggjandi aðgerðir

Þó að bilanaleit sé mikilvæg er enn betra að koma í veg fyrir vandamál. Fyrirbyggjandi nálgun á greiðslulausnum þínum dregur verulega úr pirrandi villum og tryggir óaðfinnanlegan rekstur.

1. Reglulegt viðhald

Eins og allur annar mikilvægur búnaður í fyrirtækinu þínu þarfnast posinn þinn reglulegrar umhirðu. Einföld viðhaldsrútína fyrir posann þinn getur lengt líftíma tækisins og komið í veg fyrir algengar bilanir.

• Dagleg þrif: Í lok hvers dags skal þurrka tækið varlega með mjúkum, þurrum klút til að fjarlægja ryk og fingraför. Það er líka hægt að nota rakan klút eða nota smávegis af hreinsiefni ef það sjást einhverjir verri blettir.

• Vikulegt eftirlit: Einu sinni í viku skaltu gefa þér smá tíma til að skoða allar snúrur til að athuga hvort þær séu slitnar eða skemmdar. Gakktu úr skugga um að allt sé vel tengt.

• Mánaðarleg djúphreinsun: Einu sinni í mánuði skal framkvæma ítarlega hreinsun á greiðsluterminal með þrýstilofti eða hreinsikorti, eins og lýst er í kaflanum um bilanagreiningu.

• Vertu ávallt viss um að hugbúnaðurinn sé uppfærður: Leyfðu tækinu þínu alltaf að setja upp hugbúnaðaruppfærslur þegar þær verða tiltækar. Þannig tryggirðu að posinn sé hvað skilvirkastur og þú fáir mest afköst og öryggi.

2. Þjálfun starfsmanna

Mörg vandamál með greiðsluterminal stafa af notendamistökum. Viðeigandi þjálfun fyrir starfsfólk er áhrifarík fyrirbyggjandi aðgerð vegna þess að vel þjálfað teymi gerir síður mistök og er betur í stakk búið til að leysa minniháttar vandamál án leiðsagnar. 

Þjálfunin þín ætti að ná yfir:

• Réttu leiðina til að vinna úr mismunandi greiðslutegundum (að setja inn kort með örgjörva, að smella á snertilausa greiðslu og strjúka segulröndina).

• Hvernig á að meðhöndla algeng villuboð og framkvæma einfalda úrræðaleit, eins og að endurræsa vélina.

• Daglegt lokunarferli, þar á meðal hvernig á að gera upp keyrslur og prenta lokaskýrslur.

• Hvernig á að þrífa og annast tengistöðina rétt.

• Hvern á að hafa samband við ef viðkomandi starfsmaður getur ekki leyst vandamálið sjálfur.

Það getur sparað þér mikinn tíma og peninga að fjárfesta smá tíma í þjálfun starfsmanna. Þannig geturðu komið í veg fyrir vandamál sem hægt er að forðast og tekist á við bilanir í posunum á skilvirkan máta.

3. Að velja réttu vélina

Ekki eru allir posar eins. Sá sem þú velur getur haft mikil áhrif á daglegan rekstur og bilanatíðni. Þegar þú velur greiðslulausn skaltu ekki bara skoða færslugjöldin; hafðu líka í huga vélbúnaðinn og stuðninginn.

Hér eru nokkur atriði sem vert er að hafa í huga:

• Viðskiptaumhverfi þitt: Þarftu posa sem er meiri um sig fyrir afgreiðslukassa eða léttan, færanlegan posa til að taka við greiðslum á ferðinni? Að velja réttan posa fyrir viðskiptaumhverfi þitt dregur úr hættu á skemmdum og tengingarvandamálum.

• Tengimöguleikar: Íhugaðu hvernig þú ætlar að tengjast internetinu. Ertu með áreiðanlegt Wi-Fi net? Væri tæki með 4G SIM-korti betri kostur sem aðaltenging eða varatenging? Sumir posar bjóða upp á hvort tveggja, sem gefur þér meiri sveigjanleika.

• Ending og áreiðanleiki: Leitaðu að þjónustuaðila sem býður upp á traustan, hágæða vélbúnað. Ódýrari posi gæti sparað þér peninga til að byrja með en gæti kostað þig meira til lengri tíma litið ef hann bilar oft.

• Gæði þjónustu: Þetta er lykilatriði. Þegar vandamál kemur upp sem þú getur ekki lagað sjálfur þarftu að vita að þú getur fengið skjóta aðstoð hjá þjónustuveri. Veldu þjónustuaðila sem er þekktur fyrir framúrskarandi þjónustu, svo þú þurfir aldrei að standa í einhverju stappi.

Niðurstaða

Það getur verið stressandi fyrir fyrirtækjaeigendur að takast á við bilanir í posum. En með því að skilja algengustu orsakirnar – tengingarbilanir, villur í kortalestri og hugbúnaðargalla – ertu komin(n) hálfa leið að því að leysa þær. Ef þú fylgir skrefunum sem við höfum farið yfir í þessari grein þá geturðu leyst flest vandamál fljótt og lágmarkað truflanir á rekstrinum.

Mundu að forvarnir eru jafn mikilvægar og að laga bilanir. Ef þú innleiðir reglulegt viðhald á tækjabúnaði, þjálfar starfsmenn þína og velur rétta greiðslustöð fyrir þínar þarfir þá hjálpar það til við að koma í veg fyrir vandamál í framtíðinni.

Hjá Teya erum við öll af vilja gerð til að styðja meðlimi okkar með áreiðanlegri tækni og gagnlegri leiðsögn. Við vitum að smærri fyrirtæki eru hjartað í samfélagi okkar og markmið okkar er að veita þér þau verkfæri og stuðning sem þú þarft til að vaxa og dafna. Þó að greiðslutækni geti stundum verið flókin þá þarf ekki að vera flókið að laga hana. Ef þú nálgast vandamálin með yfirvegun og smá þekkingu geturðu tekist á við hvað sem er og einbeitt þér að viðskiptavinum þínum.