Aviso de Privacidade
Última atualização material: 18 de outubro de 2024
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For your convenience, we have provided a translation of this page. This translation is for informational purposes only and the final and binding version of this page is the English version, which is available below.
Este Aviso de Privacidade ("Aviso") descreve como a Teya ("Teya", "nós" e "nos" e conforme definido na secção 1 deste Aviso) recolhe, utiliza, divulga, transfere, armazena, conserva ou de outro modo trata as suas informações quando visita os nossos websites ou se regista num serviço Teya (coletivamente, "Serviços"). Neste Aviso encontrará alguns exemplos específicos sobre o porquê e como utilizamos as suas informações pessoais. Se tiver mais perguntas, por favor entre em contacto com o nosso Encarregado de Proteção de Dados através deste formulário de contacto.
1. Quem é o seu responsável pelo tratamento?
A Teya é o "Responsável pelo Tratamento" das suas informações pessoais que são tratadas no âmbito deste Aviso de Privacidade. A Teya engloba um conjunto de empresas que fornecem soluções de pagamento e serviços relacionados a pessoas singulares e entidades jurídicas, sempre focadas em pequenas e médias empresas. Para efeitos das leis de proteção de dados aplicáveis, a Teya é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais, salvo indicação em contrário. A entidade Teya responsável pelos seus dados pode depender da sua localização e do Serviço que utiliza connosco.
2. Os dados que recolhemos sobre si
Recolhemos informações sobre si de três formas: (i) quando nos fornece diretamente, (ii) quando recolhemos informações enquanto utiliza os Serviços, e (iii) quando recolhemos informações de outras fontes. Note que os dados pessoais que recolhemos e tratamos dependem do Serviço que utiliza.
Segue-se uma descrição dos tipos de informação que poderemos receber diretamente de si.
"Dados de Identidade" inclui nome próprio, apelido, endereço de correio eletrónico, morada e números de telefone.
"Dados da Empresa" inclui nome comercial, informações de contacto, dados de localização da empresa, morada, categoria dos serviços prestados, tipo de negócio, números de IVA, número da Câmara de Comércio, etc.
"Dados de Gravação de Chamadas" inclui informações recolhidas durante a gravação de chamadas telefónicas que realiza connosco ou recebe da nossa parte.
"Dados Financeiros" inclui detalhes de conta bancária e cartão de pagamento, que podem incluir o Número de Identificação Bancária (BIN) e os últimos quatro dígitos do número do cartão, o tipo de cartão, código postal, data de validade ou país de emissão.
"Dados de Candidatura a Emprego" inclui as suas informações de contacto (incluindo nome, morada postal, endereço de correio eletrónico e número de telefone), historial profissional, currículo vitae, contactos das suas referências e quaisquer outras informações pessoais que opte por submeter juntamente com a sua candidatura ao candidatar-se a um emprego na Teya. Para mais informações, consulte o nosso aviso de privacidade de recrutamento.
"Outras Informações" que opte por fornecer. Pode optar por fornecer outras informações, tais como diferentes tipos de conteúdo (por exemplo, fotografias, artigos, comentários), conteúdo que disponibiliza através da nossa função de chat ao vivo no website ou através de contas de redes sociais ou associações a terceiros, ou qualquer outra informação que pretenda partilhar connosco.
Também obtemos dados dos dispositivos que utiliza quando interage com os nossos sistemas, como a sua localização ou informações sobre o dispositivo que está a utilizar.
"Dados Técnicos" inclui informações que obtemos do seu dispositivo ou browser (tais como endereço IP, dados de início de sessão, versão e identificadores do dispositivo, fuso horário e localização, tipos e versões de plug-ins do browser e sistema operativo), bem como a forma como utiliza o nosso website. Podemos recolher automaticamente Dados Técnicos e de Utilização sobre o seu equipamento, ações e padrões de navegação. Recolhemos estes dados pessoais através de registos de servidor e outras tecnologias semelhantes. Também podemos receber dados sobre si caso visite outros websites que utilizem os nossos cookies.
"Dados Comerciais" inclui informações sobre os produtos e serviços que vende, por exemplo, inventário, preços e outros dados, e informações sobre as suas transações de pagamento, por exemplo, quando e onde as transações ocorrem, uma descrição das transações, os montantes de pagamento ou transferência, informações de faturação e envio, e métodos de pagamento utilizados para concluir as transações.
Também precisamos de verificar se é elegível para os serviços que pretende utilizar, avaliar a sua identidade ("conheça o seu cliente") e confirmar que tem autorização legal para utilizar os nossos serviços ("devida diligência"), e proteger os seus dados e os nossos serviços de atividades potencialmente fraudulentas que possam colocá-lo a si e ao seu dinheiro em risco. Para tal, podemos recolher dados sobre si junto de empresas que nos ajudam a verificar a sua identidade, realizar uma verificação de crédito, prevenir fraude ou avaliar risco, aos quais nos referimos como "Dados Externos".
"Dados de Antecedentes" inclui Dados de Identidade de fontes publicamente disponíveis, tais como o registo comercial e o recenseamento eleitoral no seu país, bem como dados de fornecedores de informações de pesquisa e websites de terceiros como a Companies House do Reino Unido, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
"Dados de Devida Diligência" inclui quaisquer informações que possamos necessitar para cumprir a legislação anti-branqueamento de capitais ou legislação semelhante, tais como documentos de identificação (bilhetes de identidade, passaportes ou equivalentes), fotografias suas ou outras informações que possamos ser obrigados a recolher para verificar a sua identidade.
"Dados de Fraude" informações de conta ou relacionadas com crédito junto de qualquer agência de informação de crédito ou bureau de crédito. Também obtemos informações sobre os seus clientes em seu nome, enquanto prestador de serviços, quando estes transacionam consigo ou quando nos solicita que o façamos. Denominamos estas informações de "Dados do Cliente". Tratamos os Dados do Cliente quando estes interagem consigo através da utilização dos Serviços, por exemplo quando efetuam um pagamento no seu estabelecimento, marcam uma consulta ou recebem uma fatura sua. Os Dados do Cliente específicos que recolhemos variarão consoante a sua localização, os Serviços que utiliza e a forma como os utiliza. Os Dados dos seus Clientes podem incluir:
"Dados do Dispositivo do Cliente" inclui informações sobre o dispositivo do seu cliente, incluindo modelo de hardware, sistema operativo e versão, nome do dispositivo, identificador único do dispositivo, informações de rede móvel e informações sobre a interação do dispositivo com os nossos Serviços.
"Dados Financeiros do Cliente" inclui números de conta bancária e de cartão de pagamento.
"Dados de Identificação do Cliente" inclui nome próprio e apelido.
"Dados de Transação e Reembolso do Cliente" Quando os seus clientes utilizam os nossos Serviços para efetuar ou registar pagamentos para si, recolhemos informações sobre quando e onde as transações ocorrem, os nomes das partes transacionantes, uma descrição das transações que pode incluir dados ao nível do artigo, os montantes de pagamento ou transferência, informações de faturação e envio, e os dispositivos e métodos de pagamento utilizados para concluir as transações.
Utilizamos os Dados do Cliente no âmbito da nossa obrigação contratual de lhe prestar os Serviços que nos solicita.
É da sua responsabilidade obter as autorizações necessárias para que possamos tratar os Dados do Cliente da forma prevista neste Aviso, de modo a que possamos prestar-lhe os Serviços por si solicitados.
3. Bases jurídicas para o tratamento dos seus dados pessoais
Só utilizaremos os seus dados pessoais quando a lei no-lo permitir. Na maioria dos casos, utilizaremos os seus dados pessoais nas seguintes circunstâncias:
para a execução de um contrato que estamos prestes a celebrar ou que celebrámos consigo;
quando for necessário para os nossos interesses legítimos (ou os de terceiros) e os seus interesses e direitos fundamentais não se sobreponham a esses interesses. Consideramos e procuramos equilibrar os possíveis efeitos (positivos ou negativos) e os seus direitos antes de tratar os seus dados pessoais com base nos nossos interesses legítimos; e
quando precisamos de cumprir uma obrigação legal ou regulatória a que estamos sujeitos.
Geralmente, não nos baseamos no consentimento como base jurídica para o tratamento dos seus dados pessoais, exceto em alguns casos em que i) enviamos comunicações de marketing direto por correio eletrónico ou mensagem de texto, e ii) quando utilizamos cookies e tecnologias semelhantes. Tem o direito de retirar o consentimento em qualquer momento.
Note que podemos tratar os seus dados pessoais com base em mais do que uma base jurídica, dependendo da(s) finalidade(s) específica(s) para a(s) qual(is) estamos a utilizar os seus dados pessoais.
4. Finalidades para as quais utilizaremos os seus dados pessoais
Apresentamos abaixo uma descrição de todas as finalidades para as quais trataremos os seus dados pessoais.
Para o registar como novo cliente.
Se estiver a utilizar um dos nossos Serviços (quer como nosso cliente ou como cliente do nosso cliente), para:
facilitar uma transação,
ajudá-lo a acompanhar liquidações e monitorizar transações em tempo real,
fornecer-lhe um serviço de adiantamento de capital ou crédito,
criar relatórios e análises,
criar um painel de controlo, e/ou
facilitar a gestão de inventário.
Para gerir o nosso acordo consigo, incluindo: (a) gestão de pagamentos, taxas e encargos; (b) cobrança e recuperação de montantes em dívida.
Para disponibilizar a função de chat ao vivo no nosso website e responder a quaisquer pedidos de esclarecimento dos utilizadores relativos aos nossos Serviços.
Para administrar e proteger o nosso negócio e este website (incluindo resolução de problemas, análise de dados, testes, manutenção de sistemas, suporte, elaboração de relatórios e alojamento de dados).
Para apresentar conteúdos e publicidade relevantes no website e medir ou compreender a eficácia da publicidade que lhe disponibilizamos.
Para utilizar análise de dados para melhorar o nosso website, Serviços, marketing, relações e experiências com clientes.
Para lhe fazer sugestões e recomendações sobre Serviços que possam ser do seu interesse.
Para cumprir a legislação e para responder e dar cumprimento a solicitações do governo, reguladores e outros terceiros com autoridade legal, incluindo, entre outras: legislação anti-branqueamento de capitais, anti-fraude, anti-terrorismo, anti-escravidão ou legislação semelhante.
Para investigar, detetar e prevenir fraude ou crime.
Para exercer ou defender reclamações legais.
Para analisar a sua candidatura a emprego (consulte o nosso Aviso de Privacidade de Recrutamento para mais informações).
Para gerir o nosso relacionamento, incluindo pedir-lhe que deixe uma avaliação ou preencha um inquérito.
5. Marketing
Esforçamo-nos por lhe proporcionar opções relativamente a determinadas utilizações de dados pessoais, particularmente em matéria de marketing e publicidade. Podemos utilizar os seus Dados de Identidade e Dados Técnicos para formar uma opinião sobre o que poderá querer ou precisar, ou o que poderá ser do seu interesse. É assim que decidimos quais os Serviços e ofertas que poderão ser relevantes para si ("Dados de Marketing e Comunicações").
Receberá comunicações de marketing se tiver adquirido bens ou serviços semelhantes ou tiver estado em contacto connosco sobre bens ou serviços semelhantes. Também lhe enviaremos comunicações de marketing quando nos der o seu consentimento para tal.
Pode pedir-nos que deixemos de lhe enviar mensagens de marketing, contactando-nos a qualquer momento através deste formulário de contacto.
6. Divulgação dos seus dados pessoais
Podemos partilhar as informações pessoais descritas na secção 2 para as finalidades definidas na secção 4 com os seguintes prestadores de serviços e terceiros:
Prestadores de serviços que fornecem serviços de TI e administração de sistemas.
Redes de cartões de crédito e redes de pagamento como a Visa e a Mastercard.
Consultores profissionais que legitimamente necessitam de acesso aos dados pessoais por razões comerciais.
Reguladores e outras autoridades que exigem a comunicação de atividades de tratamento em determinadas circunstâncias.
Terceiros com quem colaboramos para facilitar o nosso contrato consigo e/ou para melhorar a qualidade dos nossos produtos e Serviços.
Terceiros a quem possamos optar por vender, transferir ou fundir partes do nosso negócio ou dos nossos ativos. Em alternativa, podemos procurar adquirir outros negócios ou fundir-nos com eles. Se ocorrer uma mudança no nosso negócio, os novos proprietários poderão utilizar os seus dados pessoais da mesma forma descrita neste Aviso.
Prestadores de serviços e parceiros para a realização de verificações de Conheça o seu Cliente ou para tratar os seus dados pessoais em nosso nome, sob rigorosas obrigações contratuais e salvaguardas de proteção de dados.
As informações pessoais que recolhemos podem ser partilhadas com agências de prevenção de fraude, que as utilizarão para prevenir fraude e branqueamento de capitais e para verificar a sua identidade. Caso seja detetada fraude, poderá ser-lhe recusada determinados serviços, financiamento ou emprego. Para mais informações sobre a forma como as suas informações serão utilizadas por nós e por essas agências, bem como sobre os seus direitos de proteção de dados, contacte a Equipa de Privacidade de Dados. Os detalhes desta equipa constam da secção 14.
Podemos partilhar as suas informações pessoais com agências de referência de crédito. Tal ajuda-nos a verificar a sua identidade, avaliar a solvabilidade, prevenir fraude e cumprir as nossas obrigações legais. As informações que fornecemos também poderão ser utilizadas por essas agências para fins analíticos e estatísticos, bem como para criar e manter perfis de crédito seus e de outros.
As suas informações pessoais podem ser partilhadas com as empresas do nosso grupo. Partilhamos informações com as mesmas para que nos possam auxiliar na prestação de serviços e para compreender melhor o seu perfil.
Nos casos em que estabelecemos parcerias com terceiros para fornecer os nossos produtos, os dados partilhados podem ser divulgados ao terceiro por qualquer empresa do Grupo Teya, para além da entidade com quem possa ter contratado diretamente.
Todas as empresas do Grupo Teya têm um interesse comercial legítimo (ou seja, fornecer um serviço complementar ou relacionado para o seu negócio) no acesso aos dados e podem fazê-lo para as finalidades e da forma descrita neste Aviso. As empresas do Grupo Teya incluem qualquer entidade que, direta ou indiretamente, controle, seja controlada por, ou esteja sob controlo comum com a Teya, independentemente de estar localizada dentro ou fora do Reino Unido. Quando transmitimos dados entre as entidades do nosso grupo localizadas dentro e fora do EEE, essa partilha é regulada pelo nosso acordo intragrupo de partilha e tratamento de dados, elaborado em conformidade com o RGPD e incluindo as salvaguardas necessárias para transferências fora do EEE.
Exigimos que todos os terceiros respeitem a segurança dos seus dados pessoais e os tratem em conformidade com a lei. Não permitimos que os nossos prestadores de serviços terceiros utilizem os seus dados pessoais para fins próprios e, salvo indicação em contrário, apenas lhes permitimos tratar os seus dados pessoais para finalidades específicas e de acordo com as nossas instruções.
7. Transferências Internacionais
Muitos dos nossos terceiros externos estão localizados fora do EEE ou do Reino Unido, pelo que o tratamento dos seus dados pessoais implica uma transferência de dados para fora do EEE ou do Reino Unido.
Sempre que transferirmos os seus dados pessoais para fora do EEE, tomaremos medidas razoáveis para garantir a sua segurança, incluindo, quando relevante, a celebração de termos contratuais adequados com a parte destinatária fora do Reino Unido ou do EEE, tais como as Cláusulas Contratuais Tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou emitidas pelo Information Commissioner's Office do Reino Unido (conforme aplicável), ou quaisquer outros mecanismos aprovados que possam vir a estar disponíveis. Também realizaremos uma avaliação de risco das leis e práticas do país de destino para identificar as medidas técnicas e organizativas necessárias para garantir a plena proteção das suas informações pessoais aquando da transferência para esse país.
8. Segurança dos dados
A segurança dos dados é extremamente importante para nós e implementámos medidas de segurança adequadas (como encriptação, obrigações de confidencialidade do nosso pessoal, registos de acesso, testes de vulnerabilidade, etc.) para impedir que os seus dados pessoais sejam acidentalmente perdidos, utilizados ou acedidos de forma não autorizada, alterados ou divulgados. Além disso, limitamos o acesso aos seus dados pessoais aos colaboradores, agentes, prestadores de serviços e outros terceiros que tenham necessidade empresarial de os conhecer.
Implementámos procedimentos e políticas de gestão de incidentes para lidar com qualquer suspeita de violação de dados pessoais e notificaremos o utilizador e qualquer regulador aplicável de uma violação sempre que sejamos legalmente obrigados a fazê-lo.
9. Por quanto tempo conservamos as suas informações
Só conservaremos os seus dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram recolhidos, incluindo para efeitos de satisfação de quaisquer requisitos legais, contabilísticos ou de reporte.
Para determinar o período de conservação adequado para os dados pessoais, consideramos a legislação aplicável, a quantidade, natureza e sensibilidade dos dados pessoais, o risco potencial de danos decorrentes da utilização ou divulgação não autorizadas dos seus dados pessoais, as finalidades para as quais tratamos os seus dados pessoais e se podemos atingir essas finalidades por outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis.
Em algumas circunstâncias, podemos anonimizar os seus dados pessoais (de modo a que deixem de poder ser associados a si) para fins de investigação ou estatísticos.
10. Tomada de decisões automatizada e utilização de Inteligência Artificial (IA)
Por vezes, podemos utilizar sistemas para tomar decisões automatizadas sobre si ou o seu negócio, com o objetivo de lhe proporcionar uma experiência melhor e mais segura. Podemos utilizar informações que já tenhamos ou que possamos recolher de terceiros. Podemos utilizar a tomada de decisões automatizada para:
Aprovar ou rejeitar as suas candidaturas a alguns dos nossos serviços ou produtos.
Determinar preços e tarifas para alguns dos nossos serviços, por exemplo o acesso a crédito.
Fornecer-lhe ofertas personalizadas. Detetar fraude e cumprir a legislação anti-branqueamento de capitais.
Pode opor-se à tomada de decisões automatizada e solicitar que uma pessoa a reveja.
Não utilizamos IA para tomar decisões automatizadas sobre si. No entanto, colaboramos com terceiros e prestadores de serviços que podem ter funcionalidades de IA e, consequentemente, tratar os seus dados pessoais utilizando IA. As divulgações que fazemos a terceiros e prestadores de serviços estão descritas na secção 6 acima.
11. Os seus direitos legais
Em determinadas circunstâncias, tem direitos ao abrigo das leis de proteção de dados relativamente aos seus Dados Pessoais. Tem o direito de:
Solicitar acesso aos seus dados pessoais (vulgarmente conhecido como "pedido de acesso de titular de dados"). Isto permite-lhe receber uma cópia dos dados pessoais que detemos sobre si e verificar se os estamos a tratar legalmente.
Solicitar a retificação dos dados pessoais que detemos sobre si. Isto permite-lhe corrigir quaisquer dados incompletos ou inexatos que detenhamos sobre si.
Solicitar o apagamento dos seus dados pessoais. Isto permite-lhe pedir-nos que eliminemos ou removamos dados pessoais quando não existe uma boa razão para continuarmos a tratá-los.
Opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais quando nos baseamos num interesse legítimo (ou de terceiros).
Solicitar a limitação do tratamento dos seus dados pessoais. Isto permite-lhe pedir-nos que suspendamos o tratamento dos seus dados pessoais nos seguintes cenários: (a) se quiser que verifiquemos a exatidão dos dados; (b) quando necessita que conservemos os dados mesmo que já não precisemos deles, pois precisa deles para instaurar, exercer ou defender reclamações legais; ou (c) se se opôs à utilização dos seus dados, mas precisamos de verificar se temos motivos legítimos prevalecentes para os utilizar.
Solicitar a transferência dos seus dados pessoais para um terceiro. Forneceremos ao terceiro que escolheu os seus dados pessoais num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina.
Retirar o consentimento a qualquer momento quando nos baseamos no consentimento para tratar os seus Dados Pessoais. No entanto, tal não afetará a licitude de qualquer tratamento realizado antes de retirar o seu consentimento. Se retirar o seu consentimento, poderemos não conseguir fornecer-lhe determinados produtos ou serviços. Informá-lo-emos caso tal aconteça no momento em que retirar o seu consentimento.
Direito de não ser sujeito a uma decisão baseada exclusivamente num processo automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos jurídicos sobre si ou que o afete de forma igualmente significativa. Se pretender exercer algum dos direitos acima referidos, contacte-nos através deste formulário de contacto.
Geralmente não é cobrada qualquer taxa para aceder aos seus dados pessoais (ou para exercer qualquer outro direito). No entanto, podemos cobrar uma taxa razoável caso o seu pedido seja manifestamente infundado, repetitivo ou excessivo. Em alternativa, podemos recusar cumprir o seu pedido nestas circunstâncias.
O que poderemos necessitar de si é de informações específicas para nos ajudar a confirmar a sua identidade e garantir o seu direito de acesso aos seus dados pessoais (ou para exercer qualquer outro direito).
O prazo de resposta, em casos de pedidos legítimos, é de um mês. Ocasionalmente, poderá demorar mais de um mês se o seu pedido for particularmente complexo ou se tiver apresentado vários pedidos. Nesse caso, notificá-lo-emos e manteremos contacto regular.
12. Alterações a este Aviso e seu dever de nos informar de alterações
A Teya reserva-se o direito de alterar, modificar ou emendar este Aviso a qualquer momento, sem reduzir o nível de proteção de privacidade nele estabelecido. Se as alterações forem significativas, disponibilizaremos uma notificação mais proeminente (incluindo, para determinados serviços, notificação por correio eletrónico sobre alterações ao Aviso de Privacidade).
13. Links de terceiros
Este website pode incluir links para websites, plug-ins e aplicações de terceiros. Clicar nesses links ou ativar essas ligações pode permitir que terceiros recolham ou partilhem dados sobre si. Não controlamos esses websites de terceiros e não somos responsáveis pelas respetivas declarações de privacidade. Quando sair do nosso website, encorajamo-lo a ler o aviso de privacidade de cada website que visitar.
Consulte também o nosso Aviso de Cookies, que explica a utilização de cookies no nosso website.
14. Contacto
Se tiver alguma questão sobre o Aviso ou pretender exercer os seus direitos conforme descrito na secção 11, contacte-nos através deste formulário de contacto, ou escrevendo-nos para 41 Lothbury, London, United Kingdom, EC2R 7HF (FAO: Teya – Data Privacy Team). O nosso EPD, juntamente com a nossa equipa de proteção de dados, tratará dos mesmos.
15. Reclamações
Se tiver alguma preocupação relativamente à utilização das suas informações pessoais, pode apresentar uma reclamação através deste formulário de contacto.
Pode também apresentar uma reclamação à Autoridade de Proteção de Dados competente caso não esteja satisfeito com a forma como utilizámos os seus dados.
16. Serviços específicos da Teya
Os seguintes avisos de privacidade fornecem informações adicionais sobre alguns produtos da Teya.
Last material update: 18 October 2024
This Privacy Notice (“Notice”) describes how Teya (“Teya”, “we” and “us” and as further set out in section 1 of this Notice), collects, uses, discloses, transfers, stores, retains or otherwise processes your information when you visit our websites or sign up for a Teya service (collectively, “Services”). Within this Notice you will find some specific examples of why and how we use your personal information. If you have further questions, please get in touch with our Data Privacy Officer via this contact form.
1. Who's your controller?
Teya is the “Data Controller” of your personal information that is processed in connection with this Privacy Notice. Teya encompasses a range of companies who provide payments solutions and related services to individuals and legal entities, always focused on small and medium sized businesses. For the purposes of the applicable data protections laws, Teya is the data controller of your personal data unless otherwise specified. The Teya entity responsible for your data may depend on your location and the Service you use with us.
2. The data we collect about you
We collect information about you in three ways: (i) when you provide it to us directly, (ii) when we gather information while you are using the Services, and (iii) when we collect information from other sources. Please note that the personal data we collect, and process depend on the Service you use.
Below is a description of the types of information that we may receive directly from you.
“Identity Data” includes first name, last name, email address, address and telephone numbers.
“Company Data” includes business name, contact information, company location data, address, category of services provided, type of business, VAT numbers, number Chamber of commerce, etc.
“Call Recording Data” includes information collected when recording telephone calls which you make to us or receive from us.
“Financial Data” includes bank account and payment card details, which may include the Bank Identification Number (BIN) and the last four digits of the card number, the card type, postcode, expiry date or country of issue.
“Job Application Data” includes your contact information (including name, postal address, email address and phone number), job history, curriculum vitae, contact details of your referees and any other personal information you choose to submit along with your application when applying for a job at Teya. For further information please see our recruitment privacy notice.
“Other Information” you choose to provide. You may choose to provide other information, such as different types of content (e.g., photographs, articles, comments), content you make available through our live web chat function or through social media accounts or memberships with third parties, or any other information you want to share with us.
We also get data from the devices you use when you interact with our systems, like your location or information about the device you’re using.
“Technical Data” includes information we obtain from your device or browser (such as IP address, your login data, version and device identifiers, time zone setting and location, browser plug-in types and versions and operating system) as well as how you use our website. We may automatically collect Technical and Usage Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using server logs and other similar technologies. We may also receive data about you if you visit other websites employing our cookies.
“Commercial Data” includes information about the products and services you sell e.g., inventory, pricing and other data and information about your payment transactions e.g., when and where the transactions occur, a description of the transactions, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and payment methods used to complete the transactions.
We also need to check that you are eligible for the services you want to use, to assess your identity (“know your customer”) and confirm that you are allowed to use our services legally (“due diligence”), and to protect your data and our services from potentially fraudulent activities which may put you and your money at risk. To do this, we may collect data about you from companies that help us verify your identity, do a credit check, prevent fraud or assess risk, which we refer to as “External Data”.
“Background Data” includes Identity Data from publicly availably sources such as the company registrar and the electoral register in your country, as well as data from search information providers and third-party websites such as the UK’s Companies House, CreditSafe, ComplyAdvantage, Google.
“Due Diligence Data” includes any such information that we may need to comply with anti-money laundering or similar legislation, such as identification documents (identity cards, passports or equivalent), pictures of yourself or other information that we may be required to collect to verify your identity.
“Fraud Data” account or credit-related information with any credit reporting agency or credit bureau. We also obtain information about your customers on your behalf as your service provider when they transact with you or otherwise when you request that we do so. We call this information “Customer Data”. We process Customer Data when they interact with you through your use of the Services, for instance when they make a payment at your establishment, or schedule an appointment, or receive an invoice from you. The particular Customer Data we collect will vary depending on your location, which Services you use and how you use them. Your Customers’ Data may include:
“Customer Device Data” includes information about your customer's device, including hardware model, operating system and version, device name, unique device identifier, mobile network information, and information about the device's interaction with our Services.
“Customer Financial Data” includes bank account and payment card numbers.
“Customer Identification Data” includes first name and last name.
“Customer Transaction and Refund Data” When your customers use our Services to make or record payments to you, we collect information about when and where the transactions occur, the names of the transacting parties, a description of the transactions which may include item-level data, the payment or transfer amounts, billing and shipping information, and the devices and payment methods used to complete the transactions.
We use Customer Data as part of our contractual obligation to provide the Services you request to you.
It is your responsibility to obtain any necessary permission for us to process Customer Data in the manner envisaged in this Notice so that we can provide you with the Services requested by you.
3. Lawful bases for processing your personal data
We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:
for the performance of a contract we are about to enter into, or have entered into with you;
where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests. We consider and try to balance the possible potential effects (positive or negative) and your rights before processing your personal data for our legitimate interests; and
where we need to comply with a legal or regulatory obligation that we are subject to.
Generally, we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than some cases when i) sending direct marketing communications to you via email or text message, and, ii) when we use cookies and similar technologies. You have the right to withdraw consent at any time.
Note that we may process your personal data relied on more than one lawful base depending on the specific purpose(s) for which we are using your personal data.
4. Purposes for which we will use your personal data
We have set out below, a description of all the purposes for which we will process your personal data.
To register you as a new customer.
If you are using one of our Services (either as our customer or a customer of our customer), to:
facilitate a transaction,
help you track settlements and monitor transactions in real-time,
provide you with a cash advance or credit Service,
create reports and analytics,
create a dashboard, and/or
facilitate inventory management.
To manage our arrangement with you, including: (a) managing payments, fees and charges; (b) collecting and recovering money owed to us.
To provide the live chat function on our website to answer any enquiries from users regarding our Services.
To administer and protect our business and this website (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data).
To deliver relevant website content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you.
To use data analytics to improve our website, Services, marketing, customer relationships and experiences.
To make suggestions and recommendations to you about Services that may be of interest to you.
To comply with laws and to respond to and comply with requests from the government, regulators and other third parties with legal authority, including but not limited to: anti-money laundering, fraud, anti-terrorism, anti-slavery or similar legislations.
To investigate, detect and prevent fraud or crime.
To exercise or defend legal claims.
To consider your application for a job (please see our Recruitment Privacy Notice for further information).
To manage our relationship, including asking you to leave a review or complete a survey.
5. Marketing
We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We may use your Identity and Technical Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which Services and offers may be relevant for you (“Marketing and Communications Data”).
You would receive marketing communications if you purchased similar goods or services or have been in contact with us about similar goods or services. We would also send you marketing communications when you have given your consent for us to do so.
You can ask us to stop sending you marketing messages by contacting us at any time via this contact form.
6. Disclosures of your personal data
We may share the personal information described in section 2 for the purposes set out in section 4 with the following service providers and third parties:
Service providers who provide IT and system administration services.
Credit card networks and payment networks such as Visa and Mastercard.
Professional advisers who legitimately need to have access to the personal data for a business need.
Regulators and other authorities who require reporting of processing activities in certain circumstances.
Third parties whom we engage with in order to facilitate our contract with you and/or to improve the quality of our products and Services to you.
Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this Notice.
Engagement of service providers and partners in order to conduct Know Your Customer checks or process your personal data on our behalf, under strict contractual obligations and data protection safeguards.
The personal information we have collected from you may be shared with fraud prevention agencies who will use it to prevent fraud and money-laundering and to verify your identity. If fraud is detected, you could be refused certain services, finance, or employment. Further details of how your information will be used by us and these fraud prevention agencies, and your data protection rights, can be found by contacting the Data Privacy Team. Details of this team can be found under section 14.
We may share your personal information with credit reference agencies. This helps us to check your identity, assess creditworthiness, prevent fraud, and meet our legal obligations. The information we provide may also be used by these agencies for analytical and statistical purposes, as well as to create and maintain credit profiles for you and others.
Your personal information may be shared with the companies within our group. We share information with them, so they can assist us in providing services to you and to understand more about you.
In instances where we partner with third parties to provide our products, the data shared may be disclosed to the third party by any Teya Group company beyond the entity you may have directly contracted with.
All Teya Group companies have a legitimate business interest (i.e., to provide a complementary or related service for your business) in accessing the data and may do so for the purposes and in the way described in this Notice. Teya Group companies shall be taken to include any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with from time to time, whether located in or outside of the United Kingdom. When we transmit data between our group entities located inside and outside of the EEA, this sharing is governed by our intra-group data sharing and processing agreement which is drafted in compliance with the GDPR and includes the relevant safeguards necessary for transfers outside the EEA.
We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and, unless otherwise notified to you, only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions.
7. International Transfers
Many of our external third parties are based outside the EEA or the UK so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA or the UK.
Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we will take reasonable steps to ensure that your personal data is kept secure, including where relevant, by entering into appropriate contractual terms with the receiving party outside the UK or EEA, such as the Standard Contractual Clauses approved by the EU Commission or issued by the UK Information Commissioner’s Office (as applicable) or any other approved mechanisms that may become available to us in the future. We will also carry out a risk assessment of the laws and practices of the destination country to identify any technical and organisational measures that need to be put in place to ensure that your personal information is fully protected when transferred to that country.
8. Data security
Data security is extremely important to us, and we have put in place appropriate security measures (such as encryption, confidentiality obligations of our personnel, log-in records, vulnerability testing etc,) to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know.
We have put in place procedures and incident management policies to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.
9. How long we retain your information
We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including the purpose of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the relevant laws, amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes.
10. Automated decision making and use of Artificial Intelligence (AI)
We may sometimes use systems to make automated decisions about you or your business to provide you with a better and safer experience. We may use information that we already have or that we can collect from third parties. We may use automated decision making to:
Approve or deny your applications for some of our services or products.
Determine pricing and rates for some of our services, for example access to credit.
Provide you with tailored offers. Detect fraud and comply with anti-money laundering legislation.
You can object to automated decision making and ask that a person reviews it.
We do not use AI to make automated decisions about you. However, we engage with third parties and service providers which may have AI features and therefore process your personal data using AI. The disclosures we make to third parties and service providers are outlined in section 6 above.
11. Your legal rights
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your Personal Data. You have the right to:
Request access to your personal data (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected.
Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it.
Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party).
Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data’s accuracy; (b) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (c) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.
Request the transfer of your personal data to a third party. We will provide to the third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format.
Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your Personal Data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.
Right for you not to be subject to a decision based solely on an automated process, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affect you. If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us via this contact form.
No fee is usually required to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
What we may need from you is specific information to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights).
Time limit to respond, in cases of legitimate requests, is one month. Occasionally it may take us longer than one month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
12. Changes to this Notice and your duty to inform us of changes
Teya reserves the right to change, modify or amend this Notice at any time, but will not reduce the level of privacy protection contained herein. If changes are significant, we will provide a more prominent notice (including, for certain services, email notification of Privacy Notice changes).
13. Third-party links
This website may include links to third-party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third-party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit.
Please refer also to our Cookie Notice which explains the use of cookies on our website.
14. Contact
If you have any questions about the Notice or you would like to exercise your rights as stated in section 11, please contact us via this contact form, or by writing to us at 41 Lothbury, London, United Kingdom, EC2R 7HF (FAO: Teya – Data Privacy Team). Our DPO, together with our data protection team, will deal with them.
15. Complaints
If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us via this contact form.
You can also complain to the relevant Data Protection Authority if you are unhappy with how we have used your data.
16. Specific Teya services
The following privacy notices provide additional information about some Teya products.